Biuro we własnym domu – fiskus uważnie kontroluje samozatrudnionych

Belgijska administracja podatkowa regularnie kontroluje podatników prowadzących działalność zawodową we własnym domu. Część osób samozatrudnionych wykorzystuje fragment mieszkania lub domu do wykonywania zawodu, a takie rozwiązanie – zarówno w formie najmu, jak i prawa użytkowania (usufruit) – jest przedmiotem szczególnie wnikliwych kontroli. Jak podkreślają eksperci prawa podatkowego, powierzchnia przeznaczona na działalność oraz procent odliczanych kosztów muszą odpowiadać rzeczywistemu sposobowi korzystania z nieruchomości.

Praktyczne i finansowe korzyści

Gabinet lekarza czy biuro architekta we własnym domu – osoby samozatrudnione dość często decydują się prowadzić działalność zawodową w miejscu zamieszkania. Połączenie domu i pracy wiąże się jednak z pewnym ryzykiem, choć zapewnia również korzyści praktyczne, a przede wszystkim finansowe.

Kilka stopni w dół zamiast codziennego dojazdu wyraźnie skraca czas spędzany w drodze. Najważniejsze jest jednak to, jak zauważa adwokatka specjalizująca się w prawie podatkowym Sabrina Scarnà z Tetra Law, że „nie trzeba wynajmować ani kupować drugiej nieruchomości, co pozwala racjonalizować koszty zamiast je mnożyć”.

Najczęściej większa część domu pozostaje przeznaczona do celów prywatnych, a mniejsza służy działalności zawodowej. „Takie przeznaczenie sprawia, że wszystkie wydatki związane z tą częścią nieruchomości stają się kosztami zawodowymi, które można odliczyć od podatku” – wyjaśnia adwokat Thierry Litannie, również specjalizujący się w prawie podatkowym. Dotyczy to m.in. amortyzacji, odsetek od kredytów, kosztów telekomunikacji i energii, opłat, prac remontowych, wyposażenia oraz części podatku od nieruchomości (précompte immobilier).

Kluczowa powierzchnia użytkowa

Części nieruchomości przeznaczonej na działalność zawodową nie można określić w sposób dowolny. Musi ona odpowiadać procentowi powierzchni rzeczywiście wykorzystywanej do pracy. „Podatnik, który przeznacza część mieszkania na pracę, automatycznie trafia na celownik fiskusa, a więc naraża się na kontrolę” – ostrzega Litannie. Adwokat zaleca więc zachowanie wszelkich środków ostrożności. „Trzeba być w stanie wykazać stan faktyczny za pomocą planów i zdjęć, dokumentując wszystko od początku, od pierwszego dnia wykorzystywania pomieszczeń do celów zawodowych. To znacznie zmniejsza ryzyko sporu i zwiększa szanse na jego wygranie” – wskazuje.

Jeżeli na przykład zgodnie z planami 25 procent powierzchni domu służy działalności zawodowej właściciela, w ramach tej działalności można odliczyć 25 procent kosztów – m.in. 25 procent podatku od nieruchomości czy 25 procent wydatków na energię. Większej ostrożności wymagają pomieszczenia o mieszanym przeznaczeniu, takie jak pokój wykorzystywany zarówno jako sala spotkań, jak i miejsce wypoczynku. „Tu trzeba dokonać podziału. Należy być w stanie wykazać, na przykład potwierdzeniami spotkań czy zdjęciami, że rzeczywiście odbywają się tam spotkania lub zebrania zawodowe” – zaznacza Litannie.

Ciężar udowodnienia, że określony koszt faktycznie wiąże się z działalnością zawodową, a więc że spełnione są warunki jego odliczenia, zawsze spoczywa na podatniku. „Jeśli osteopata ma lokal i odlicza wszystkie koszty, administracja może sprawdzić, czy są one rzeczywiście związane z wykonywaniem zawodu. We własnym domu kusi, by rzeczywisty udział 25 procent zamienić na 35 procent. Fiskus często kontroluje jednak takie rozwiązania, sprawdzając procent przeznaczenia na cele zawodowe” – dodaje Scarnà.

Umowa najmu lub prawo użytkowania

W przypadku osoby samozatrudnionej prowadzącej działalność jako osoba fizyczna przeznaczenie części mieszkania do celów zawodowych „jest stanem faktycznym, który musi zostać odzwierciedlony i wyceniony w księgowości” – wyjaśnia Litannie. Powierzchnię tę można jednak również udostępnić działalności nieodpłatnie.

„W takim przypadku podatnik traci natychmiastową korzyść podatkową, ale może to mieć sens, jeśli planuje wkrótce sprzedać nieruchomość. Nie należy wtedy niczego odliczać – ani amortyzacji, ani kosztów wody, gazu, prądu czy podatku od nieruchomości. W przeciwnym razie administracja będzie próbowała opodatkować zysk ze sprzedaży” – ostrzega adwokat.

Jeżeli osoba samozatrudniona prowadzi działalność w formie spółki, jest członkiem jej zarządu. Jako właściciel domu ma wówczas do wyboru dwie podstawowe możliwości: ustanowienie prawa użytkowania albo podpisanie ze spółką umowy najmu.

Najem i mechanizm przekwalifikowania

„Może podpisać ze swoją spółką umowę najmu i ustalić czynsz odpowiadający wartości rynkowej” – mówi Litannie. „Wchodzi jednak wtedy w grę uciążliwa zasada, czyli mechanizm przekwalifikowania” – dodaje.

Gdy członek zarządu wynajmuje nieruchomość swojej spółce, czynsz i korzyści wynikające z najmu są uznawane za dochód z działalności zawodowej w części, w której przekraczają 5/3 zrewaloryzowanego dochodu katastralnego (revenu cadastral). Współczynnik rewaloryzacji jest każdego roku ustalany dekretem królewskim – w 2026 r. wynosi 5,75.

Oznacza to, że czynsz i korzyści z najmu takiej nieruchomości należy podzielić na dwie kategorie dochodów. Część, która nie przekracza 5/3 zrewaloryzowanego dochodu katastralnego, jest traktowana i opodatkowana jako dochód z nieruchomości. Nadwyżka ponad tę kwotę zostaje natomiast uznana za dochód zawodowy, a więc podlega m.in. zaliczce na podatek od wynagrodzeń (précompte professionnel) i składkom na ubezpieczenie społeczne. Jak wskazuje firma świadcząca usługi kadrowe Group S, część czynszu może w ten sposób zostać uznana za element wynagrodzenia członka zarządu.

Samo wyliczenie jest stosunkowo proste: od łącznej kwoty otrzymanego czynszu i korzyści z najmu odejmuje się 5/3 zrewaloryzowanego dochodu katastralnego wynajmowanej nieruchomości. „Jeśli wynik jest dodatni, czynsz uznaje się za zawyżony, a różnica jest traktowana jako wynagrodzenie zawodowe podlegające zaliczce na podatek. Jeśli wynik wynosi zero lub jest ujemny, czynsz nie jest zawyżony, a najem w pełni zachowuje charakter dochodu z nieruchomości” – wyjaśnia Group S.

Przykład wyliczenia

Członek zarządu jest właścicielem nieruchomości o nieindeksowanym dochodzie katastralnym wynoszącym 2 500 euro. Przez cały 2026 r. wynajmuje swojej spółce 30 procent powierzchni za 200 euro miesięcznie, czyli łącznie 2 400 euro rocznie. Jednocześnie jest współwłaścicielem nieruchomości w 50 procentach wraz z partnerem.

Według wyliczeń Group S 5/3 zrewaloryzowanego dochodu katastralnego wynosi: 2 500 x 50 procent x 30 procent x 5,75 x 5/3 = 3 593,75 euro. Ponieważ różnica między 2 400 euro a 3 593,75 euro jest ujemna, cały czynsz traktowany jest jako dochód z nieruchomości.

Jeżeli jednak czynsz wynosi 500 euro miesięcznie, czyli 6 000 euro rocznie, różnica między 6 000 euro a 3 593,75 euro jest dodatnia i wynosi 2 406,25 euro. Kwotę tę należy zakwalifikować jako dochód zawodowy i objąć zaliczką na podatek.

W takim przypadku miesięczna część czynszu uznawana za okresowe wynagrodzenie wynosi 2 406,25 / 12 = 200,52 euro. Kwotę tę należy co miesiąc doliczać do wynagrodzenia podlegającego opodatkowaniu. „Innymi słowy, w 2026 r. przekwalifikowanie na dochód zawodowy następuje, gdy roczny czynsz przekracza nieindeksowany dochód katastralny pomnożony przez 9,58 (5,75 x 5/3)” – podsumowuje Group S.

Prawo użytkowania pod lupą fiskusa

Prawo użytkowania to konstrukcja prawno-podatkowa, w której spółka kupuje prawo do korzystania z całości lub części nieruchomości, natomiast jej członek zarządu prywatnie nabywa – w całości lub w części – tzw. nagą własność.

„W takim przypadku członek zarządu zbywa część, z której korzysta spółka. Musi obliczyć rzeczywistą wartość ekonomiczną prawa użytkowania. Tymczasem ulubionym sportem administracji podatkowej jest uznawanie, że ta wartość została zawyżona” – wyjaśnia Litannie.

„To bardzo częsty cel kontroli” – potwierdza Scarnà. „Takie rozwiązania są wciąż popularne, ale mniej niż kiedyś. Wcześniej w kodeksie opłat rejestracyjnych wartość prawa użytkowania ustalono na 80 procent, a 20 procent przypadało na część prywatną. Podatnicy uważali to za pewnik i z góry stosowali taki podział. Potem administracja zaczęła go kwestionować i częściej kontrolować. Podział musi być ekonomiczny i rzeczywisty, zgodny z wyliczeniem powierzchni” – dodaje.

Jak przypomina ekspert podatkowy Pierre-François Coppens, ustanowienie prawa użytkowania na rzecz spółki zapewnia bowiem liczne korzyści podatkowe. Spółka będąca użytkownikiem może odliczać wszystkie koszty związane z nieruchomością i ją amortyzować – łącznie z gruntem – w znacznie krótszym czasie niż w przypadku nieruchomości nabytej na pełną własność. Może również pokrywać całość lub część kosztów prac adaptacyjnych i ulepszeń. Nie dochodzi przy tym do przekwalifikowania czynszu na wynagrodzenie, a prawo użytkowania co do zasady wygasa bez odszkodowania.

Ochrona domu przed zajęciem

Gdy majątek prywatny łączy się z zawodowym, w razie powstania długów pojawia się ryzyko dla domu rodzinnego. „Przeznaczenie nieruchomości na cele zawodowe może skłonić wierzyciela do jej zajęcia, jeśli nie otrzyma zapłaty” – ostrzega Litannie.

Można jednak u notariusza, za około 1 000 euro, podpisać oświadczenie o wyłączeniu domu spod zajęcia (déclaration d’insaisissabilité). „Państwo pozostaje jednak wierzycielem uprzywilejowanym. W przypadku długów mieszanych deklaracji nie zawsze można skutecznie przeciwstawić niektórym należnościom państwowym, zwłaszcza podatkowym. Nie jest to więc gwarancja absolutna” – wyjaśnia adwokat. Minister ds. osób samozatrudnionych Éléonore Simonet (MR) zamierza podczas rozmów budżetowych zaproponować rozwiązanie, które z urzędu chroniłoby dom rodzinny przed zajęciem.

Konsekwencje spadkowe

„W razie rozstania lub rozwodu ważne jest przewidzenie pewnych rozwiązań. Małżonkowie mogą je uzgodnić w intercyzie” – radzi Scarnà.

Skutki spadkowe nie zależą jednak od tego, czy część domu jest wykorzystywana do prowadzenia działalności zawodowej. „Wartość domu pozostaje taka sama. Wchodzi on do masy spadkowej, dziedziczą go dzieci i małżonek, trzeba zapłacić podatek od spadku. Podatnik może też w międzyczasie dokonać darowizny z zastrzeżeniem prawa użytkowania” – wyjaśnia Litannie.

Drugie domy

Osoba samozatrudniona może również przeznaczyć całość lub część drugiego domu na działalność zawodową – na takich samych zasadach, pod warunkiem że jest w stanie wykazać, iż rzeczywiście tam pracuje. „Tak jest na przykład w przypadku lekarza, który ma dom na wybrzeżu i korzysta tam z gabinetu, by w weekendy zajmować się papierkową robotą. To całkowicie legalne, ale drażni administrację podatkową, więc trzeba liczyć się z jeszcze dokładniejszymi kontrolami” – ostrzega adwokat.

Zakup domu przez spółkę

Członek zarządu może również kupić swój dom za pośrednictwem spółki. „Spółka może posiadać nieruchomość na pełną własność albo we współwłasności, na podstawie prawa użytkowania lub prawa zabudowy. W takim przypadku to ona ponosi koszty nabycia nieruchomości i udostępnia ją członkowi zarządu” – wyjaśnia Litannie.

Prywatny dom członka zarządu należący do spółki oznacza dla niego również opodatkowaną korzyść w naturze (ATN), której wysokość ustala się ryczałtowo na podstawie dochodu katastralnego.

„Takiego rozwiązania nie można wprowadzić byle jak, bo administracja kontroluje przede wszystkim dwa elementy. Trzeba udowodnić, że spółka zapłaciła za nabytą nieruchomość właściwą cenę, czyli odpowiadającą wartości rynkowej, a z drugiej strony, że korzyść w naturze po stronie członka zarządu jest prawidłowo wyliczona” – ostrzega adwokat.

Spółka nie tylko spłaca kredyt, ale może również odliczać odsetki – czego od 1 stycznia 2025 r. nie można już robić prywatnie przy zakupie drugiej nieruchomości.

„Z punktu widzenia spadkowego sprawa jest bardziej skomplikowana. Jeśli członek zarządu umrze albo dojdzie do rozstania, nikt już nie spłaca kredytu. Nie mówiąc o dziedziczeniu nieruchomości przez dzieci czy pozostałego przy życiu małżonka” – zaznacza Litannie.