Federalny budżet mobilności obowiązkowy od 2027 r. – Edenred szykuje aplikację dla działów kadr

Od 1 stycznia 2027 r. federalny budżet mobilności stanie się w Belgii obowiązkowy dla firm, co zmusi wiele przedsiębiorstw do ponownego przemyślenia sposobu zarządzania mobilnością pracowników. Do tej zmiany przygotowuje się Edenred Belgium, który zapowiedział uruchomienie nowej aplikacji. Narzędzie ma połączyć w jednym miejscu różne wydatki związane z transportem oraz wynikające z nich obowiązki administracyjne.

Obecnie obsługa budżetu mobilności wymaga korzystania z wielu narzędzi i usług różnych dostawców – od rozwiązań dotyczących dojazdów do pracy, przez karty paliwowe, po ładowanie samochodów elektrycznych i zarządzanie flotą. Jak wskazuje Edenred, taki rozproszony system oznacza dodatkowe obowiązki administracyjne dla działów kadr, zwłaszcza przy sprawdzaniu wydatków, przygotowywaniu list płac oraz kontroli kosztów.

Mobilność stanowi dziś istotną część pakietu wynagrodzenia, ale zarządzanie nią oznacza dla działów HR mnóstwo ręcznych czynności i korzystanie z rozproszonych systemów – powiedział Patrick Langlois, dyrektor generalny Edenred na Belgię i Luksemburg. Nowa aplikacja firmy, której uruchomienie zaplanowano na wrzesień, ma scentralizować te procesy.

Jedna platforma dla wydatków na mobilność

Narzędzie ma automatycznie sprawdzać wydatki pracowników pod kątem ich zgodności z polityką mobilności obowiązującą w danym przedsiębiorstwie oraz generować dane potrzebne do naliczania wynagrodzeń. Zasady mają być stosowane w czasie rzeczywistym, a ewentualne błędy i korekty obsługiwane automatycznie.

Platforma ma również monitorować koszty związane z mobilnością i wskazywać obszary, w których możliwe są oszczędności. Chodzi między innymi o niewykorzystywane abonamenty, wydatki niezgodne z wewnętrznymi zasadami firmy czy określone schematy korzystania z pojazdów elektrycznych.

Nie tylko budżet mobilności

System ma obejmować znacznie szerszy zakres niż sam federalny budżet mobilności. Za pośrednictwem tej samej aplikacji działy kadr będą mogły zarządzać także dojazdami do pracy, flotą samochodów służbowych, kartami paliwowymi oraz kartami służącymi do ładowania pojazdów elektrycznych.

Firmy będą mogły konfigurować platformę zgodnie z własnymi potrzebami. Edenred zaznacza jednak, że w przypadku większości przedsiębiorstw wystarczająca powinna być standardowa wersja rozwiązania.

Zapowiedź pojawia się w momencie, gdy firmy przygotowują się do planowanego przejścia na obowiązkowy federalny budżet mobilności od 2027 r. Dla działów kadr zmiana może oznaczać konieczność obsługi szerszego zestawu rozwiązań i wydatków związanych z mobilnością, przy jednoczesnym pilnowaniu ich zgodności z obowiązującymi przepisami.