Odliczanie kosztów zawodowych w Belgii – fiskus może je odrzucić, ale tylko w czterech przypadkach

Restauracje, meble czy samochód służbowy – w Belgii to podatnik musi udowodnić, że dany wydatek ma związek z wykonywaną pracą. Jak wyjaśnia adwokat specjalizujący się w prawie podatkowym Thierry Litannie, w tym obszarze ciężar dowodu zawsze spoczywa na podatniku, co wymaga od niego szczególnej ostrożności i staranności. Fiskus może odmówić odliczenia kosztów zawodowych, jeśli nie spełniają one czterech warunków określonych w przepisach. Kontroler nie ma natomiast prawa oceniać, czy dany wydatek był potrzebny.

Co do zasady, jeśli podatnik prawidłowo wywiązał się ze swoich obowiązków, to administracja musi udowodnić istnienie niezadeklarowanego dochodu. Jeżeli podatnik tego nie zrobił, ciężar dowodu może się odwrócić. W przypadku kosztów zawodowych zasada jest jednak inna i pozostaje niezmienna – to podatnik musi wykazać prawo do odliczenia.

Niezbędny związek z wykonywanym zawodem

Niektóre wydatki nie budzą większych wątpliwości i praktycznie nie są kwestionowane – przykładem może być piec kupiony przez piekarza czy sprzęt medyczny wykorzystywany przez lekarza. Problem pojawia się przy zakupach, które mogą służyć zarówno celom prywatnym, jak i zawodowym, na przykład przy smartfonie. Osoba prowadząca własną działalność musi wtedy ustalić właściwą proporcję między użytkiem prywatnym a zawodowym i być w stanie ją uzasadnić.

Podobnie wygląda sytuacja z kosztami restauracji, których zawodowy charakter również trzeba wykazać. Jak przyznaje Thierry Litannie, administracja łatwiej akceptuje lunch w środku dnia niż wystawny obiad w niedzielę przypadającą na Dzień Matki. Sam fakt, że kolacja odbywa się w weekend, nie oznacza jednak automatycznie, że nie może zostać odliczona. Zawodowy charakter wydatku można wykazać między innymi za pomocą kalendarza albo nazwiska gościa wpisanego na rachunku.

Jak dodaje prawnik, w tej kwestii możliwe są także negocjacje z administracją podatkową. Dotyczy to między innymi adwokatów objętych tajemnicą zawodową, którzy nie zawsze mogą ujawnić nazwisko klienta.

Powiązanie z właściwym rokiem podatkowym

Koszty muszą zostać przypisane do okresu podatkowego, w którym zostały zapłacone, poniesione albo w którym stały się pewne i wymagalne. Jak ostrzega Thierry Litannie, jest to jeden z głównych obszarów kontroli. Jeżeli urząd wykaże, że płatność nastąpiła albo zobowiązanie powstało w jednym roku, a odliczenie zastosowano w kolejnym, fiskus może je odrzucić.

Wielu podatników uważa, że ma w tej sprawie swobodę wyboru, szczególnie w przypadku wydatków ponoszonych pod koniec roku. Tymczasem jeśli faktura wpływa w grudniu, a zostaje opłacona w styczniu następnego roku, nie oznacza to dowolności – odliczenia trzeba dokonać w okresie, w którym zgodnie z przepisami jest ono możliwe. Fiskus może zakwestionować koszt, powołując się na zasadę roczności podatku.

Związek z uzyskaniem lub zachowaniem dochodu

Podatnik musi ponosić wydatek w celu uzyskania lub zachowania dochodów zawodowych. Jeżeli działalność przynosi wystarczające przychody, warunek ten rzadko staje się przedmiotem sporu. Administracja znacznie dokładniej przygląda się natomiast podatnikom, których działalność pozostaje strukturalnie deficytowa albo od dłuższego czasu nie generuje żadnych dochodów.

Jak wyjaśnia adwokat, w przypadku dużej firmy farmaceutycznej, która wydaje miliony euro przed wprowadzeniem nowego leku na rynek, zwykle nie stanowi to problemu. Administracja zdecydowanie bardziej podejrzliwie podchodzi natomiast do osób prowadzących działalność dodatkową, ponieważ ponoszone przez nie straty pomniejszają ich łączne dochody.

Wykazanie rzeczywistości i wysokości odliczenia

To podatnik musi udowodnić, że dany wydatek rzeczywiście został poniesiony i jaka była jego wysokość. Powinien to zrobić za pomocą dokumentów potwierdzających transakcję – na przykład przelewu bankowego wraz z fakturą.

Jak zaznacza Thierry Litannie, administracja nie może jednak automatycznie odrzucić odliczenia wyłącznie z powodu braku faktury. Pojęcie dokumentu dowodowego jest bowiem szersze i może obejmować również inne potwierdzenia, między innymi paragon.

Czego fiskus zrobić nie może

Kontroler podatkowy nie jest sędzią oceniającym zasadność zawodowego wydatku. Cztery wymienione kryteria wynikają z ustawy i urząd nie może samodzielnie dodawać kolejnych. Nie może więc odmówić odliczenia tylko dlatego, że uzna dany koszt za „niepotrzebny”.

W praktyce sytuacja bywa jednak bardziej skomplikowana. Jak zauważa prawnik, część kontrolerów odrzuca wydatki arbitralnie, kwestionując ich celowość – na przykład rodzaj samochodu, komputera czy smartfona. Administracja może zakwestionować odliczenie dopiero wtedy, gdy wydatek w sposób nieuzasadniony przekracza potrzeby zawodowe. W takim przypadku urząd w praktyce uznaje samo istnienie wydatku, a ciężar udowodnienia jego nadmiernego charakteru spoczywa już na administracji. Przykładem może być początkujący adwokat o niewielkich dochodach, który odlicza kabriolet Porsche 911, albo osoba prowadząca niewielkie biuro, a jednocześnie wynajmująca zamek.

Obowiązuje również zasada dobrej administracji, zgodnie z którą fiskus nie może z mocą wsteczną podważać czegoś, co podatnik miał podstawy uznać za zaakceptowane. Przykładem może być osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która przeznacza 30 procent powierzchni domu na cele zawodowe, a kontroler po kilku latach zaczyna kwestionować tę proporcję. Urząd może stwierdzić, że obecnie istnieje spór co do wykorzystywanego metrażu – zasadny lub nie – ale nie powinien podważać wcześniejszych rozliczeń retroaktywnie.

Jak radzi Thierry Litannie, warto zawsze dokładnie dokumentować swoją sytuację, a w razie potrzeby nawet robić zdjęcia. Dzięki temu podczas ewentualnej kontroli podatnik będzie dysponował dowodami potwierdzającymi sposób wykorzystywania poniesionych wydatków.