Nowe obowiązki przy opłacaniu faktur – od maja 2026 r. rozszerzono zasady dotyczące potrąceń

Od 1 maja 2026 r. rozszerzono obowiązek potrąceń przy opłacaniu faktur. Obejmuje on teraz również zaległości związane ze statusem społecznym osób prowadzących działalność na własny rachunek. W praktyce oznacza to dodatkowe obowiązki dla firm działających głównie w branży budowlanej, sprzątającej oraz ochroniarskiej. Przed uregulowaniem części faktur zleceniodawcy muszą sprawdzić, czy wykonawca nie posiada zaległości podatkowych lub społecznych. Brak takiej weryfikacji może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych – włącznie z koniecznością spłaty długów wykonawcy oraz ryzykiem podwójnej płatności i grzywny.

Przepisy dotyczą między innymi sytuacji, gdy przedsiębiorca zleca remont lokalu gastronomicznego, korzysta z usług instalatora przy naprawie lub konserwacji kotła w budynku o mieszanym przeznaczeniu albo przekazuje część prac innemu wykonawcy w ramach podwykonawstwa. W wymienionych sektorach przed zapłatą faktury trzeba sprawdzić, czy wykonawca nie ma zaległości wobec administracji podatkowej lub systemu zabezpieczenia społecznego. Od 1 maja 2026 r. konieczna jest również kontrola ewentualnych zaległości związanych ze statusem społecznym osoby samozatrudnionej. Obowiązek potrącenia dotyczy wszystkich zleceniodawców korzystających z usług wykonawców działających w tych branżach. Nie ma on natomiast zastosowania do prac wykonywanych przez osoby prywatne wyłącznie na cele prywatne.

Jakie kwoty trzeba potrącić

Jeżeli wykonawca posiada zaległości, nie można opłacić całej kwoty faktury. Część należności należy zatrzymać i przekazać bezpośrednio odpowiednim instytucjom państwowym.

W przypadku zaległości podatkowych trzeba potrącić 15 procent kwoty netto faktury, czyli bez VAT, i przekazać tę sumę do SPF Finances. Przy zaległościach społecznych obowiązuje potrącenie w wysokości 35 procent na rzecz ONSS. Dla zaległości związanych ze statusem społecznym osób samozatrudnionych również przewidziano potrącenie wynoszące 15 procent, które trafia do Inasti. Jeśli wykonawca posiada kilka rodzajów zaległości jednocześnie, łączna wysokość potrącenia nie może przekroczyć 50 procent wartości netto faktury.

Wyjątek dotyczy prac realizowanych przez osoby prywatne wyłącznie do celów prywatnych – w takich przypadkach potrącenie nie jest wymagane. Kontrolę należy przeprowadzić zarówno przy podpisywaniu umowy, jak i przed każdą płatnością faktury.

Weryfikacja wykonawcy przed płatnością

Sprawdzenie zaległości wykonawcy odbywa się za pośrednictwem platformy Checkobligationderetenue. Wystarczy wpisać numer przedsiębiorstwa wykonawcy, aby system wskazał, czy konieczne jest dokonanie potrącenia oraz w jaki sposób należy je przeprowadzić.

Weryfikację trzeba wykonywać nie tylko przy zawieraniu umowy, ale również każdorazowo przed opłaceniem faktury. Jeśli podczas kontroli system nie wykazuje obowiązku potrącenia, można wygenerować odpowiednie zaświadczenie potwierdzające przeprowadzenie sprawdzenia.

Hub.Brussels, brukselska agencja wspierająca przedsiębiorczość, zaleca przechowywanie takiego dokumentu razem z odpowiadającą mu fakturą. Jeśli płatność nastąpi później, należy ponownie sprawdzić bazę danych przed dokonaniem przelewu, ponieważ w międzyczasie mogły pojawić się nowe zaległości.

Zaniedbanie obowiązku może słono kosztować

Nieprzestrzeganie zasad dotyczących potrąceń wiąże się z poważnym ryzykiem finansowym. W przypadku błędnego zastosowania przepisów zleceniodawca może zostać uznany za solidarnie odpowiedzialnego za społeczne i podatkowe długi wykonawcy – aż do wysokości całkowitej wartości prac bez VAT.

Jak ostrzega Hub.Brussels, w praktyce może to oznaczać konieczność ponownego opłacenia tej samej faktury. Oprócz tego przewidziane są również grzywny finansowe.