Praca zdalna w Belgii – kiedy pracodawca musi zwrócić koszty i ile może wypłacić

Ponad jedna trzecia pracowników najemnych w Belgii wykonywała w 2025 r. pracę z domu. Dla porównania w 2019 r. odsetek ten wynosił 18,9 procent – wynika z danych belgijskiego urzędu statystycznego Statbel. Praca zdalna, która na szeroką skalę upowszechniła się podczas pandemii Covid-19, może pod pewnymi warunkami wiązać się z dodatkowym świadczeniem wypłacanym przez pracodawcę. Od 1 września maksymalna wysokość ryczałtu biurowego wynosi 164,21 euro miesięcznie.

Praca zdalna regularna i okazjonalna

Energia elektryczna, ogrzewanie, woda, korzystanie z miejsca pracy i jego utrzymanie, materiały biurowe, ubezpieczenie mieszkania, podatek od nieruchomości czy kawa – pracodawca może pokrywać część wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych w domu. „Trzeba jednak odróżnić regularną i strukturalną pracę zdalną od pracy zdalnej okazjonalnej” – wyjaśnia Emmanuel Plasschaert, adwokat i partner w kancelarii Crowell & Moring. W pierwszym przypadku pracodawca ma obowiązek pokrywania kosztów związanych z pracą, natomiast w drugim jest to jedynie możliwość.

„Aby można było stosować ten ryczałt, potrzebny jest średnio co najmniej jeden dzień pracy zdalnej w tygodniu” – dodaje Emmanuel Plasschaert. Z rozwiązania mogą korzystać zarówno osoby zatrudnione na pełen etat, jak i pracujące w niepełnym wymiarze godzin. Ryczałt nie musi przy tym być obliczany proporcjonalnie do liczby dni przepracowanych z domu.

Jeżeli warunki te są spełnione, dodatek za pracę zdalną jest korzystny podatkowo, ponieważ pozostaje zwolniony z podatku oraz składek na ubezpieczenie społeczne. Firma wypłacająca pracownikom miesięcznie kwotę wyższą niż przewidziany ryczałt musi jednak być w stanie wykazać, że odpowiada ona rzeczywiście poniesionym kosztom. W przeciwnym razie nadwyżka jest traktowana jako wynagrodzenie i podlega zaliczce na podatek dochodowy oraz składkom na rzecz Krajowego Urzędu Zabezpieczenia Społecznego ONSS/RSZ.

Czy wszyscy otrzymują ten sam dodatek?

Maksymalna wysokość ryczałtu biurowego przeznaczonego na pokrycie dodatkowych kosztów jest regularnie aktualizowana i od 1 września wynosi 164,21 euro miesięcznie. „Nie oznacza to jednak, że każdemu pracownikowi zdalnemu automatycznie przysługuje ta kwota co miesiąc” – przypomina Mélanie Havaux, dyrektorka działu prawnego organizacji UCM (Union des classes moyennes). Pracodawca może zdecydować o wypłacaniu niższej kwoty.

Firma może także, po spełnieniu określonych warunków, zwracać dodatkowe wydatki. Zgodnie z obowiązującymi zasadami może to być do 20 euro miesięcznie za korzystanie z prywatnego komputera oraz do 20 euro za prywatne łącze internetowe. Trzeba jednak uważać, aby nie dochodziło do podwójnego zwrotu tych samych kosztów. „Za te same koszty nie można otrzymać zwrotu ryczałtowego i jednocześnie zwrotu na podstawie dokumentów” – wyjaśnia Cecilia Layahe, adwokatka w kancelarii Crowell & Moring.

Pracodawca może różnicować zasady między poszczególnymi kategoriami pracowników, ale nie może robić tego dowolnie. „Wszystkie takie rozróżnienia muszą opierać się na neutralnych kryteriach, bez dyskryminacji” – podkreśla Cecilia Layahe. W praktyce dodatek jest zazwyczaj przewidziany dla wszystkich pracowników spełniających takie same warunki. „Niezależnie od tego, czy jest się dyrektorem generalnym, czy sekretarką, co do zasady chodzi o te same komputery i to samo łącze internetowe” – zauważa Emmanuel Plasschaert.

Świadczenia w naturze i bony żywieniowe

Dodatek za pracę zdalną stanowi zwrot rzeczywiście ponoszonych kosztów i nie może służyć jako ukryta forma wynagrodzenia. Pracodawca nie może więc powoływać się na wydatki związane z pracą zdalną, jeżeli pracownik w rzeczywistości nie pracuje z domu. W takim przypadku wypłacona kwota zostanie uznana za wynagrodzenie, czyli świadczenie w naturze podlegające odpowiednim przepisom podatkowym i społecznym. „Pracodawca może natomiast zapewnić sprzęt potrzebny do pracy: komputer, meble i inne wyposażenie” – zaznacza Cecilia Layahe. W takim przypadku chodzi o udostępnienie sprzętu, które podlega odrębnym zasadom.

Otrzymywanie dodatku za pracę zdalną nie pozbawia pracownika prawa do bonów żywieniowych (titres-repas/maaltijdcheques), ponieważ obie kwestie podlegają odrębnym regulacjom. „Aby otrzymać bon żywieniowy, trzeba danego dnia pracować. Osoba, która pracuje, nawet z domu, ma więc do niego prawo” – podkreśla Mélanie Havaux.