Bony żywieniowe dla osób prowadzących działalność przez spółkę – jak nie stracić na wartości i opłatach

Bony żywieniowe (chèques-repas) nie są przeznaczone wyłącznie dla pracowników etatowych. Osoby prowadzące działalność gospodarczą za pośrednictwem spółki również mogą je sobie przyznać, a od 2026 r. wartość jednego bonu może wynosić nawet 10 euro. Trzeba jednak pamiętać, że liczba zamówionych bonów musi odpowiadać liczbie faktycznie przepracowanych dni. Warto także porównać opłaty pobierane przez firmy, które je wydają. Jak podkreślają eksperci, najważniejszą korzyścią jest zwiększenie siły nabywczej bez podnoszenia opodatkowanego wynagrodzenia.

Kto może otrzymać bony

Z takiego rozwiązania może skorzystać przedsiębiorca prowadzący działalność za pośrednictwem spółki, nawet jeżeli spółka nie zatrudnia żadnych pracowników. Inaczej jest w przypadku osób prowadzących działalność jako osoba fizyczna – zarówno główną, jak i dodatkową. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie może przyznać bonów samemu sobie.

Jeżeli wszystkie warunki zostaną spełnione, przedsiębiorca otrzymuje dodatkową siłę nabywczą bez konieczności płacenia od niej podatku i składek na ubezpieczenie społeczne. Sama spółka może natomiast skorzystać z częściowego odliczenia podatkowego.

Jeden bon za każdy przepracowany dzień

Zasada jest prosta: za każdy faktycznie przepracowany dzień przysługuje jeden bon. Jeżeli przedsiębiorca przepracował w danym miesiącu 20 dni, może otrzymać 20 bonów. Tydzień urlopu albo kilka dni zwolnienia chorobowego oznacza natomiast konieczność odpowiedniego zmniejszenia ich liczby.

Nie ma przy tym ogólnego rocznego limitu. O prawie do bonów nie decyduje więc liczba 220, pojawiająca się czasem w kalkulatorach, lecz rzeczywista liczba przepracowanych dni. Z tego powodu nie zaleca się automatycznego ustawiania 20 bonów na każdy miesiąc. Samą obsługę można jednak zautomatyzować – Edenred wysyła co miesiąc wstępne zamówienie, które można następnie zmodyfikować, natomiast Monizze pozwala automatyzować zamówienia i wprowadzać konieczne korekty.

W razie kontroli przedsiębiorca powinien być w stanie uzasadnić przyjętą liczbę przepracowanych dni.

Środki dowodowe to te dopuszczone przez prawo powszechne, z wyjątkiem przysięgi. Będą zależeć od okoliczności właściwych dla każdego przypadku – wyjaśnia Florence Angelici, rzeczniczka SPF/FOD Finances, czyli federalnego ministerstwa finansów.

Nie ma zatem jednego standardowego dokumentu potwierdzającego liczbę przepracowanych dni, który byłby właściwy w każdej sytuacji.

Warunki, które trzeba spełnić

Aby bony żywieniowe pozostały zwolnione z podatku i składek społecznych, zasady ich przyznawania muszą zostać określone na piśmie. Maksymalnie można otrzymać jeden bon za każdy faktycznie przepracowany dzień, natomiast za dni urlopu i choroby bony nie przysługują. Wartość jednego bonu może wynosić do 10 euro, przy czym wkład własny musi wynosić co najmniej 1,09 euro.

Jeżeli spółka zatrudnia także pracowników, system stosowany wobec osoby zarządzającej musi odpowiadać temu, który przewidziano dla zatrudnionych. Bony nie mogą również zastępować już istniejącego wynagrodzenia.

Co faktycznie kosztuje bon

Od 2026 r. wartość bonu żywieniowego może wynosić maksymalnie 10 euro. Co najmniej 1,09 euro przedsiębiorca pokrywa z własnych środków, a spółka finansuje najwyżej 8,91 euro.

Odliczeniu podatkowemu podlegają jednak jedynie 4 euro z każdego bonu o wartości 10 euro. Pozostałe 4,91 euro spółka faktycznie ponosi jako koszt, ale kwota ta nie zmniejsza jej zysku podlegającego opodatkowaniu. Administracja skarbowa określa ją w takim przypadku jako „wydatek niedozwolony”.

Najważniejsza korzyść polega więc na tym, że 8,91 euro finansowane przez spółkę przekłada się na realną siłę nabywczą przedsiębiorcy, nie zwiększając jego opodatkowanego wynagrodzenia.

Bony a obiady służbowe

Nie trzeba arbitralnie zmniejszać liczby bonów, aby „zostawić miejsce” na posiłki biznesowe. SPF/FOD Finances potwierdza, że bon żywieniowy może funkcjonować równolegle z opłaceniem przez spółkę albo zwrotem kosztów rzeczywistego posiłku służbowego, na przykład lunchu z klientem.

Jeżeli przedsiębiorca sam opłaca rachunek, a następnie zwraca się do spółki o zwrot kosztów, firma Pluxee wskazuje, że należy odjąć wkład spółki w bon żywieniowy, czyli 8,91 euro w przypadku bonu o wartości 10 euro. Sztuczne ograniczanie liczby bonów do 17 lub 18 miesięcznie nie ma więc uzasadnienia, jeżeli liczba faktycznie przepracowanych dni była wyższa.

Eko-bony oraz bony sportowe i kulturalne

Przedsiębiorca prowadzący działalność przez spółkę może dodatkowo korzystać z eko-bonów o wartości 250 euro rocznie oraz bonów sportowych i kulturalnych na kwotę 100 euro.

W przeciwieństwie do bonów żywieniowych wydatki te nie podlegają odliczeniu podatkowemu przez spółkę. Nadal mogą być jednak korzystne dla przedsiębiorcy, ponieważ po spełnieniu wymaganych warunków nie płaci się od nich ani podatku, ani składek społecznych. Spółka może w ten sposób zapewnić dodatkową siłę nabywczą poza klasycznym wynagrodzeniem.

Bony trzeba jednak wykorzystać przed upływem terminu ważności. Bony sportowe i kulturalne są ważne przez 15 miesięcy i można z nich korzystać wyłącznie u uprawnionych podmiotów. Eko-bony pozwalają natomiast finansować znacznie bardziej codzienne zakupy, pod warunkiem że produkty spełniają określone kryteria.

Opłaty operatorów: warto porównywać

Osobną kwestią są koszty pobierane przez firmy wydające bony. Redakcja zapytała Edenred, Monizze i Pluxee, ile – poza wartością samych bonów – zapłaciłaby niewielka spółka SRL z jedną osobą zarządzającą za 220 albo 240 bonów o wartości 10 euro. Żadna z trzech firm nie podała jednak ceny pozwalającej na bezpośrednie porównanie ofert.

W przypadku Edenred wysokość opłat zależy od zamawianego wolumenu.

Struktura cenowa jest komunikowana w sposób jasny i przejrzysty każdemu przedsiębiorstwu, które prosi o wycenę – informuje David Dupuis, head of communication Belux.

Pluxee, reprezentowane przez Michiela Daelemana, powołuje się natomiast na wrażliwe dane handlowe i również odsyła zainteresowanych do indywidualnej wyceny.

Monizze stosuje z kolei ryczałtowe opłaty za obsługę, które nie są uzależnione proporcjonalnie od wartości zamówienia.

Opłaty Monizze są stałe i nie są wyrażane w procentach – potwierdza Sophie Putman, chief marketing officer.

Podniesienie maksymalnej wartości bonu żywieniowego z 8 do 10 euro nie spowodowało więc automatycznego wzrostu tych opłat.

W takich warunkach nie można publicznie wskazać najtańszego operatora. Najlepszym rozwiązaniem pozostaje wystąpienie do kilku firm o wycenę przygotowaną według tych samych założeń, dla identycznej liczby bonów, a następnie porównanie całkowitego kosztu w skali roku. Takie porównanie może być opłacalne również dla osób, które od kilku lat korzystają z usług tego samego operatora.

W tym roku do Edenred, Pluxee i Monizze dołączył także Payflip. Brukselska firma typu scale-up korzysta z sieci Mastercard obejmującej około 120 000 punktów sprzedaży w Belgii. Od strony technicznej jej bony żywieniowe są zintegrowane z portfelem w telefonie, bez konieczności korzystania z fizycznej karty. Oferta jest jednak skierowana przede wszystkim do przedsiębiorstw zatrudniających od 50 do 500 pracowników. Payflip nie odpowiedział na pytania dotyczące cennika dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność przez spółkę i zamawiającego bony żywieniowe.

Zmiana operatora bez utraty środków

Znalezienie tańszej oferty nie oznacza utraty bonów zapisanych już na karcie dotychczasowego operatora. Jak potwierdza David Dupuis z Edenred, środki te pozostają dostępne do wykorzystania również po zmianie firmy wydającej bony.

Nowe bony będą natomiast ładowane u nowego usługodawcy. Oznacza to, że przez pewien czas przedsiębiorca może korzystać równolegle z dwóch kart.