Coraz więcej belgijskich dokumentów urzędowych trafia do sieci – papierowych wersji nie warto jednak od razu wyrzucać

Belgijska administracja coraz szerzej przenosi obsługę spraw do internetu. Dzięki systemowi eBox i portalowi Mijn Burgerprofiel zaświadczenia, pisma i inne oficjalne dokumenty mogą trafiać do odbiorców wyłącznie w formie cyfrowej. Nie oznacza to jednak, że dotychczasową korespondencję urzędową na papierze można od razu wyrzucić. Jak wynika z informacji publikowanych przez flamandzki portal Vlaanderen.be, dokument cyfrowy może mieć taką samą moc prawną jak papierowy, ale tylko po spełnieniu określonych warunków – a jego wydruk nie zawsze jest równoważny z oryginałem elektronicznym.

eBox jako cyfrowa skrzynka pocztowa

Osoby, które chcą załatwiać sprawy urzędowe przede wszystkim elektronicznie, szybko zetkną się z systemem eBox. Vlaanderen.be opisuje go jako osobistą i zabezpieczoną cyfrową skrzynkę pocztową administracji publicznej.

Za jej pośrednictwem mogą trafiać dokumenty z różnych urzędów – zaświadczenia, oficjalne pisma, informacje dotyczące prowadzonych spraw, a także komunikaty administracji flamandzkiej, federalnej i lokalnej.

Istotne jest to, że według Vlaanderen.be dokumenty cyfrowe mogą mieć taką samą wartość prawną jak ich papierowe odpowiedniki. Dla wielu osób oznacza to, że przechowywanie papierowej kopii każdego pisma staje się zbędne. Trzeba jednak pamiętać o ważnym zastrzeżeniu: nie każdy urząd przesyła już wszystkie dokumenty w formie elektronicznej.

Mijn Burgerprofiel porządkuje dokumenty w jednym miejscu

Dla mieszkańców Flandrii ważnym narzędziem jest również portal Mijn Burgerprofiel. Po połączeniu go z systemem eBox oficjalne dokumenty i komunikaty można przeglądać w jednym miejscu. Vlaanderen.be wskazuje, że w ten sposób można między innymi odczytywać dokumenty z eBoxa oraz otrzymywać powiadomienia o nowych wiadomościach.

W praktyce nie trzeba więc regularnie zaglądać do cyfrowej skrzynki w poszukiwaniu urzędowej korespondencji – powiadomienie informuje użytkownika, że pojawił się nowy dokument.

Jednego nawyku nie da się jednak uniknąć: cyfrową skrzynkę trzeba sprawdzać systematycznie. Dokument w eBoxie nie pozostaje tam bowiem bezterminowo. Jak zaznacza Vlaanderen.be, okres przechowywania może różnić się w zależności od rodzaju wiadomości, a większość nadawców stosuje termin wynoszący co najmniej rok.

Wersja cyfrowa nie zawsze równa się wydrukowi

Tu pojawia się prawdopodobnie najważniejsza różnica. Dokument elektroniczny może być prawnie wiążący właśnie dzięki cyfrowym zabezpieczeniom i cechom potwierdzającym jego autentyczność. Po zwykłym wydrukowaniu pliku takich elementów nie da się już zweryfikować w ten sam sposób.

Vlaanderen.be podaje na przykład, że cyfrowe zaświadczenie wyposażone w elektroniczne pieczęcie potwierdzające autentyczność może mieć pełną moc prawną, podczas gdy jego wydrukowana wersja może utracić walor prawny właściwy dokumentowi cyfrowemu.

Oznacza to, że drukowanie oficjalnego dokumentu nie zawsze jest najlepszym sposobem jego zabezpieczenia. W części przypadków rozsądniej zachować jako oryginał właśnie wersję elektroniczną. Aplikacja Mijn Burgerprofiel oferuje ponadto cyfrowy portfel, w którym można przechowywać dokumenty – według Vlaanderen.be mogą to być na przykład zaświadczenia, pozwolenia oraz dokumenty pochodzące z eBoxa.

Papieru nie należy pochopnie wyrzucać

Wniosek nie jest więc taki, że od teraz całą urzędową korespondencję papierową można bez zastanowienia oddać do makulatury. Najpierw warto sprawdzić, czy dany dokument jest w ogóle dostępny w wersji cyfrowej, czy jego elektroniczna forma ma moc prawną oraz jak długo będzie można uzyskać do niej dostęp. Część instytucji nadal komunikuje się listownie albo nie przesyła dokumentów przez eBox.

Dodatkowe formalności mogą pojawić się również w przypadku niektórych procedur prowadzonych za granicą. Belgijski dokument cyfrowy może wymagać legalizacji, zanim zostanie wykorzystany w innym kraju.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje więc przechowywanie ważnych dokumentów w uporządkowanym folderze na dysku oraz pobieranie istotnych wiadomości z eBoxa w odpowiednim czasie, jeśli mają być potrzebne przez dłuższy okres. Papier staje się coraz mniej niezbędny, ale przejście na dokumenty cyfrowe nie zwalnia z dbania o ich przechowywanie. Największym błędem byłoby założenie, że dokument będzie czekał w cyfrowej skrzynce bezterminowo.