Masz zaległe składki społeczne? Twój klient potrąci część faktury i przekaże ją do państwa

Od 1 maja 2026 r. w Belgii zaczynają obowiązywać rozszerzone przepisy dotyczące tzw. obowiązku potrącenia z faktury (obligation de retenue / inhoudingsplicht). Oznacza to, że przedsiębiorcy – szczególnie w sektorze budowlanym – muszą jeszcze dokładniej weryfikować swoich kontrahentów przed dokonaniem płatności. Zmiany wynikają z przepisów wprowadzonych ustawą programową z 22 grudnia 2023 r. oraz ich wdrożenia przez ONSS/RSZ.

Rozszerzenie obowiązku na zaległości społeczne

Dotychczas obowiązek potrącenia dotyczył głównie zaległości podatkowych i niektórych zobowiązań społecznych. Od 1 maja 2026 r. system obejmuje również zaległości w ramach statusu społecznego osób prowadzących działalność gospodarczą, w tym m.in. zaległe składki wobec kas społecznych takich jak Securex, Partena, Liantis, Acerta czy Xerius.

Jeżeli wykonawca lub podwykonawca posiada takie zaległości, zleceniodawca może być zobowiązany do potrącenia 15% wartości faktury bez VAT i przekazania tej kwoty bezpośrednio do administracji państwowej.

Co uznaje się za zaległości społeczne

Nowe przepisy precyzują, że za zaległości społeczne uznaje się m.in. nieopłacone składki wraz z dodatkowymi opłatami, administracyjne kary nałożone przez INASTI/RSVZ, a także zobowiązania wynikające z odpowiedzialności solidarnej czy roczne składki ryczałtowe spółek.

Oznacza to, że zakres kontroli został znacząco rozszerzony i obejmuje więcej sytuacji niż dotychczas.

Obowiązkowa weryfikacja przed zapłatą

W praktyce przedsiębiorcy nie mogą już ograniczać się do sprawdzenia samej faktury. Przed dokonaniem płatności należy zweryfikować kontrahenta w oficjalnym systemie, aby upewnić się, czy nie istnieje obowiązek potrącenia.

Weryfikacji dokonuje się na stronie checkobligationderetenue.be, wpisując numer firmy (BCE/KBO). System wskazuje, czy:

• nie ma obowiązku potrącenia,
• należy zastosować potrącenie społeczne,
• należy zastosować potrącenie podatkowe,
• lub występują oba obowiązki jednocześnie.

Jak prawidłowo postępować

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przyjęcie stałej procedury. Przed każdą płatnością faktury za prace budowlane należy:

• sprawdzić kontrahenta w systemie,
• przeanalizować wynik,
• w razie potrzeby dokonać potrącenia zgodnie z komunikatem,
• dopiero potem przelać pozostałą część należności.

Od 1 maja 2026 r. system będzie również wskazywał dokładne procenty potrąceń dla części społecznej i podatkowej, a także generował komunikację strukturyzowaną dla płatności.

Maksymalny limit potrącenia

Nowe przepisy wprowadzają ważne ograniczenie. Łączna kwota potrąceń – zarówno społecznych, jak i podatkowych – nie może przekroczyć 50% wartości faktury bez VAT.

System automatycznie uwzględnia ten limit i w razie jego osiągnięcia odpowiednio dostosowuje wynik.

Sankcje za brak potrącenia

Niedopełnienie obowiązku może mieć poważne konsekwencje. Jeżeli przedsiębiorca nie sprawdzi kontrahenta lub nie dokona wymaganego potrącenia, grozi mu kara administracyjna.

W przypadku nowych przepisów dotyczących zaległości społecznych kara może wynosić do 15% całkowitej wartości faktury, z określonym ustawowo limitem. Dodatkowo firma może zostać oznaczona jako nierzetelna w systemie, co utrudni jej dalszą działalność.

Zmiany techniczne i nowe funkcje systemu

Wraz z rozszerzeniem przepisów wprowadzono również zmiany techniczne w systemie weryfikacji. Obejmują one m.in.:

• integrację danych dotyczących osób prowadzących działalność gospodarczą,
• bardziej szczegółowe informacje o potrąceniach,
• specjalne rachunki bankowe do wpłat potrąceń społecznych,
• miesięczną aktualizację danych o zaległościach.

System online oraz usługi powiązane zostały dostosowane tak, aby automatycznie uwzględniać nowe zasady i limity.

Na co szczególnie uważać

Zmiany oznaczają, że odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie faktury spoczywa w dużej mierze na zleceniodawcy. Brak weryfikacji lub pominięcie obowiązku potrącenia może skutkować realnymi stratami finansowymi.

Dlatego przy każdej płatności związanej z pracami budowlanymi lub nieruchomościowymi konieczna jest dokładna kontrola kontrahenta. W praktyce staje się to standardowym elementem procesu księgowego w firmach działających w tych sektorach.