Na trzy miesiące przed wejściem w życie obowiązku elektronicznej fakturacji między przedsiębiorstwami zaledwie co dziesiąta faktura zakupowa ma formę cyfrową. Administracja podatkowa zapowiada więc okres przejściowy i deklaruje, że w określonych przypadkach nie będzie natychmiast nakładać kar finansowych. Decyzja ta ma złagodzić obawy tysięcy firm, które wciąż nie są gotowe na cyfrową rewolucję w księgowości.
Grube teczki z papierowymi fakturami wkrótce mają przejść do historii – od 1 stycznia przyszłego roku przedsiębiorstwa będą musiały wystawiać i przesyłać sobie nawzajem faktury wyłącznie w formie elektronicznej, a nie jak dotychczas w postaci papierowej lub plików PDF. Firmy, które nie dostosują się do tego obowiązku, narażają się na kary finansowe sięgające nawet 5 000 euro.
Pojawia się jednak pytanie, czy wiele przedsiębiorstw zdoła wdrożyć wymagania na czas. Spośród około 1,2 miliona podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT w Belgii, jedynie jedna trzecia jest obecnie zarejestrowana w sieci Peppol umożliwiającej elektroniczną wymianę faktur.
„To głównie pionierzy – przedsiębiorstwa, które od dawna działają w pełni cyfrowo” – wyjaśnia Tom Vanhoorne, dyrektor ds. zarządzania produktami w firmie Wolters Kluwer, specjalizującej się w rozwiązaniach informatycznych i informacyjnych dla biznesu.
Ledwie jedna faktura na dziesięć jest elektroniczna
Obecnie tylko co dziesiąta faktura zakupowa w obrocie B2B ma formę elektroniczną. Tak wynika z danych Clearfacts – oprogramowania księgowego Wolters Kluwer, które umożliwia przedsiębiorcom wymianę dokumentów z biurami rachunkowymi. Program przetwarza około 8,5 miliona faktur kwartalnie dla belgijskich firm, głównie jednoosobowych działalności oraz małych i średnich przedsiębiorstw, dając wiarygodny obraz sytuacji na rynku.
„Dobra wiadomość jest taka, że liczba faktur elektronicznych podwoiła się od początku roku. Zła – że wciąż pozostaje ogrom pracy” – podkreśla Vanhoorne. Zauważa przy tym duże różnice wśród księgowych: „Tam, gdzie biura od lat realizują strategię cyfryzacji, ich klienci są znacznie bardziej zaawansowani”.
Na trzy miesiące przed wejściem w życie obowiązku nadal jednak brakuje prawdziwego przełomu. Przedsiębiorcy obawiają się nowego systemu, często postrzegając e-fakturację jako zbyt skomplikowaną i stanowiącą dodatkowe obciążenie administracyjne. Takie wnioski płyną z badania Uniwersytetu w Hasselt i biura obsługi przedsiębiorstw Xerius – aż dwie trzecie firm przyznało, że nie jest gotowych. Z raportu Wolters Kluwer wynika z kolei, że podobny odsetek księgowych ocenia, iż ich klienci nie mają jeszcze technicznej możliwości wystawiania faktur elektronicznych.
Okres przejściowy zamiast odroczenia
Aby złagodzić skutki dla przedsiębiorców, przewidziano okres przejściowy, w trakcie którego administracja podatkowa będzie mniej rygorystyczna wobec firm, które mimo starań nie zdążyły w pełni wdrożyć obowiązku. Federalne Ministerstwo Finansów (SPF Finances) potwierdza te informacje.
„Będzie obowiązywał okres przejściowy z tolerancją dla firm, które próbowały przygotować się na czas, ale napotykają trudności podczas wdrażania” – precyzuje resort. „Projekty o takiej skali zawsze napotykają praktyczne problemy”.
Długość tego okresu przejściowego oraz interpretacja pojęcia „na czas” nie zostały jeszcze ustalone. „Administracja opracowuje wytyczne, aby przedsiębiorstwa nie były natychmiast konfrontowane z sankcjami” – informują przedstawiciele ministerstwa.
Nie ma jednak mowy o prawdziwym odroczeniu wejścia w życie przepisów. „Przekaz jest jasny – należy dopilnować, aby wszystko było gotowe” – podkreśla Francis Adyns, rzecznik administracji podatkowej. „Odroczenie byłoby złym sygnałem dla firm, które się przygotowały, i zachętą do dalszego odkładania działań przez innych”.
Jeszcze nie jest za późno
„Ci, którzy nic nie robią, zawsze będą mieli problem” – stwierdza Bas Kniphorst, dyrektor europejski w Wolters Kluwer Tax & Accounting. Jego zdaniem doświadczenia z innych krajów pokazują, że sytuacja może się jeszcze poprawić. Oczekuje się, że sześciu na dziesięciu klientów szybko przejdzie na fakturację elektroniczną.
„Wielu przedsiębiorców odkłada zmiany do ostatniej chwili. We Włoszech pod koniec 2019 roku wskaźnik wykorzystania e-faktur był bardzo niski, ale w ostatnich miesiącach przed wejściem obowiązku nastąpił gwałtowny wzrost” – przypomina Kniphorst.
Eksperci radzą firmom, które jeszcze nie rozpoczęły przygotowań, aby jak najszybciej skontaktowały się ze swoimi księgowymi i dostawcami oprogramowania. Wdrożenie e-fakturacji to nie tylko kwestia techniczna, lecz także konieczność dostosowania procesów biznesowych i przeszkolenia personelu.
Mimo zapowiedzi tolerancji ze strony fiskusa przedsiębiorcy powinni traktować 1 stycznia jako termin obowiązujący i rozpocząć przygotowania bez zwłoki. Administracja podatkowa jasno wskazuje, że okres przejściowy to rozwiązanie awaryjne dla tych, którzy działają w dobrej wierze, a nie przyzwolenie na bezczynność.
