Praca z Bali lub Lizbony kusi coraz więcej osób – ale Belgia nie zna statusu cyfrowego nomady

Praca zdalna z egzotycznego kraju po pandemii stała się realną możliwością zarówno dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą, jak i pracowników etatowych. Belgijskie przepisy nie przewidują jednak odrębnego statusu cyfrowego nomady, co – jak zwraca uwagę dziennik L’Echo – sprawia, że osoby pracujące w ten sposób pozostają w prawnej szarej strefie. Skutki mogą dotyczyć trzech głównych kwestii: miejsca opodatkowania dochodów, przynależności do systemu zabezpieczenia społecznego oraz możliwości odliczania kosztów zawodowych.

Model pracy określany jako “digital nomad” rozwinął się po kryzysie sanitarnym wraz z upowszechnieniem telepracy i zmianą oczekiwań dotyczących jakości życia. Tydzień pracy zdalnej z zagranicy nie powoduje w praktyce większych konsekwencji poza sprawami organizacyjnymi i logistycznymi. Sytuacja staje się jednak znacznie bardziej złożona, gdy pobyt za granicą trwa dłużej.

Kim jest cyfrowy nomada

Cyfrowy nomada pracuje zdalnie, jednocześnie mieszkając lub podróżując za granicą. Narzędzia cyfrowe pozwalają mu wykonywać obowiązki z innego kraju niż ten, w którym formalnie znajduje się jego działalność zawodowa – bez względu na to, czy prowadzi własną firmę, czy pracuje na etacie. Takie wyjazdy mogą trwać zarówno kilka tygodni, jak i znacznie dłużej.

W przypadku pracowników etatowych istotna jest różnica między cyfrowym nomadyzmem a klasycznym oddelegowaniem. Jak wyjaśnia biuro obsługi kadrowo-płacowej Partena Professional, w przeciwieństwie do ekspatriantów i impatriantów cyfrowy nomada nie musi być wysyłany za granicę przez pracodawcę. “Najczęściej chodzi o inicjatywę osobistą: pracownik chce pracować z innego kraju, zachowując swoje stanowisko, zakres obowiązków i więź umowną” – tłumaczy Partena.

To właśnie z tego powodu taka osoba może znaleźć się w prawnej szarej strefie. Jak podkreśla biuro, cyfrowy nomada często zachowuje umowę w kraju pochodzenia, a jednocześnie wykonuje pracę z zagranicy, nie analizując wcześniej skutków prawnych, podatkowych i związanych z zabezpieczeniem społecznym. Wtedy pojawiają się potencjalne problemy. Osoba prowadząca własną działalność gospodarczą nie potrzebuje zgody pracodawcy, aby pracować jako cyfrowy nomada, ale również powinna z wyprzedzeniem przeanalizować konsekwencje podatkowe i dotyczące zabezpieczenia społecznego.

Gdzie opodatkowane są dochody

Ponieważ w Belgii nie istnieje odrębny status cyfrowego nomady, zastosowanie mają standardowe zasady dotyczące rezydencji podatkowej oraz dwustronne umowy zawarte przez Belgię z innymi państwami. Rezydencja podatkowa określa państwo, w którym osoba fizyczna podlega opodatkowaniu od całości swoich światowych dochodów. Ustala się ją na podstawie miejsca zamieszkania lub siedziby majątku.

Przy określaniu rezydencji administracja podatkowa bierze pod uwagę kilka czynników. Sprawdza m.in., czy dana osoba ma miejsce zamieszkania w Belgii, na co mogą wskazywać wpis do rejestru ludności, umowa najmu lub własność nieruchomości. W przypadku osób prowadzących działalność znaczenie ma również miejsce, w którym podejmowane są rzeczywiste decyzje dotyczące zarządzania spółką. Analizowany jest ponadto ośrodek interesów życiowych – czyli m.in. miejsce zamieszkania członków rodziny, prowadzenia rachunków bankowych, położenia nieruchomości, życia towarzyskiego czy korzystania z opieki zdrowotnej.

W niektórych państwach dłuższy pobyt może prowadzić do uznania danej osoby za rezydenta podatkowego – z reguły po przekroczeniu 183 dni. Część krajów opodatkowuje również dochody osiągane na ich terytorium przez osoby, które nie są tam rezydentami podatkowymi. Belgia zawarła jednak umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z ponad 80 państwami. Około czterdziestu krajów wprowadziło ponadto specjalną wizę dla cyfrowych nomadów – wśród nich są m.in. Tajlandia, Indonezja, Brazylia i Australia.

W praktyce zachowanie belgijskiej rezydencji podatkowej wymaga utrzymywania rzeczywistej więzi z Belgią, m.in. poprzez miejsce zamieszkania i siedzibę spółki. Jednocześnie trzeba kontrolować liczbę dni spędzanych za granicą, jeśli w państwie pobytu obowiązuje określony limit.

Zabezpieczenie społeczne wewnątrz i poza Unią

Na terenie Unii Europejskiej zasady są stosunkowo jasne. Jak wyjaśnia Valesca Wilms, content manager w Accountable Belgique, obowiązujące przepisy mają zapobiegać sytuacji, w której osoba pracująca w kilku państwach musiałaby podwójnie opłacać składki. Co do zasady podlega ona systemowi zabezpieczenia społecznego państwa zamieszkania, jeśli realizuje tam co najmniej 25 procent obrotu, czasu pracy, liczby świadczonych usług lub dochodów. Jeśli nie ma już stałej bazy, analizowany jest jej ośrodek interesów.

Przy ustalaniu ośrodka interesów bierze się pod uwagę m.in. stałe i trwałe miejsce, z którego wykonywana jest praca, charakter i zwyczajowy czas prowadzenia działalności, a także liczbę świadczonych usług.

Poza Unią Europejską sytuacja wygląda inaczej. “Prawa socjalne można łatwo eksportować i importować w obrębie UE, ale poza nią obowiązują inne zasady” – wskazuje Valesca Wilms. Belgia podpisała wprawdzie porozumienia z szeregiem państw, które pozwalają uniknąć podwójnego opłacania składek i ułatwiają przenoszenie uprawnień socjalnych, ale przed wyjazdem trzeba sprawdzić, czy kraj docelowy jest objęty takim porozumieniem.

Jeśli Belgia nie zawarła z państwem docelowym odpowiedniej umowy, zastosowanie mają lokalne przepisy. Jak zaznacza ekspertka Accountable Belgique, w takim przypadku osoba pracująca za granicą przestaje gromadzić uprawnienia socjalne w Belgii, co może okazać się niekorzystne, jeśli później planuje powrót. Rozwiązaniem dla osób pracujących w krajach, z którymi nie zawarto umowy, jest system zabezpieczenia społecznego dla osób pracujących poza Europą – Sécurité sociale d’outre-mer. Obejmuje on część kosztów leczenia, a także wypadki przy pracy, inwalidztwo i uprawnienia emerytalne.

Trudniejsze odliczanie kosztów

Odliczanie kosztów zawodowych poniesionych za granicą jest wyraźnie trudniejsze. Wydatek związany z pracą w kawiarni można udokumentować wyłącznie wtedy, gdy odbywa się tam spotkanie z klientem, co w przypadku działalności formalnie prowadzonej w Belgii może być trudne do wykazania. “Lepiej więc poszukać przestrzeni coworkingowej, gdzie można otrzymać fakturę nadającą się do odliczenia” – radzi Valesca Wilms. Podobny problem dotyczy wydatków na restauracje i przejazdy, których przy takim stylu pracy może być wiele, ale które trudniej rozliczyć niż w przypadku osób prowadzących działalność i pozostających w Belgii.

Bez większych problemów można natomiast odliczać wydatki na księgowość, internet i abonament telefoniczny, oprogramowanie, szkolenia, ubezpieczenia zawodowe oraz sprzęt elektroniczny.