Od 1 stycznia 2026 r. wszystkie przedsiębiorstwa podlegające VAT w Belgii będą musiały wystawiać faktury elektroniczne wyłącznie za pośrednictwem sieci Peppol. Najnowsze dane Federalnego Ministerstwa Finansów (SPF Finances/FOD Financiën) pokazują jednak, że dotychczas tylko 43 procent firm zakończyło proces rejestracji. W związku z presją czasu i obawami o gotowość przedsiębiorstw resort finansów zdecydował się wprowadzić trzymiesięczny okres tolerancji dla podmiotów, które nie zdążą przystosować się do nowych wymogów z powodów od siebie niezależnych.
Zmiana przepisów znacząco modyfikuje dotychczasowy obieg dokumentów handlowych między przedsiębiorstwami działającymi w kraju. Wysyłanie faktur w formacie PDF pocztą elektroniczną nie będzie już dopuszczalne. Zastąpi je zautomatyzowany system Peppol, służący do bezpiecznej wymiany dokumentów elektronicznych w standardzie europejskim. Aby móc w pełni korzystać z nowej infrastruktury, każda firma musi jednorazowo zarejestrować się w sieci i skonfigurować odpowiednie oprogramowanie.
Stan przygotowań budzi niepokój
Dostępne statystyki wskazują na poważne opóźnienia. Jak poinformował rzecznik ministerstwa finansów Francis Adyns, do końca ubiegłego tygodnia w systemie Peppol zarejestrowało się około 515 tys. podmiotów gospodarczych. To jednak znacznie mniej niż liczba przedsiębiorstw objętych obowiązkiem, która wynosi około 1 178 000. Oznacza to, że ponad połowa firm wciąż nie rozpoczęła formalnego procesu dostosowawczego, a do wejścia przepisów w życie pozostało niespełna kilka tygodni.
Przedstawiciele resortu zakładają, że tempo rejestracji wzrośnie w najbliższym czasie. Praktyka państw europejskich, które wcześniej wprowadziły obowiązkową e-fakturację, pokazuje, że przedsiębiorcy często wykonują niezbędne działania dopiero w ostatnim etapie przed wejściem zmian w życie. Podobnego przebiegu nie wyklucza się również w Belgii.
Trzy miesiące na uporządkowanie sytuacji
Aby złagodzić skutki opóźnień, Federalne Ministersto Finansów zdecydowało się wprowadzić okres przejściowy dla firm, które mimo podjętych działań nie zdążą przygotować się na czas. Termin rozpoczęcia obowiązywania przepisów nie ulegnie zmianie, lecz podmioty, które mogą wykazać, że w odpowiednim momencie rozpoczęły proces dostosowania, unikną natychmiastowych sankcji.
Warunkiem skorzystania z okresu tolerancji jest udowodnienie, że przyczyna opóźnienia nie wynika z zaniedbań po stronie przedsiębiorcy. Za uzasadnienie mogą zostać uznane m.in. opóźnienia po stronie dostawcy oprogramowania, który nie dostarczył na czas niezbędnych aktualizacji umożliwiających integrację z Peppol.
Firmy spełniające wskazane kryteria otrzymają dodatkowe trzy miesiące, czyli czas do końca marca 2026 r., na pełne wdrożenie elektronicznej wymiany faktur. Po upływie tego okresu organy podatkowe będą już egzekwować nowe zasady bez wyjątków.
