Od 1 stycznia 2026 roku wszystkie przedsiębiorstwa w Belgii, które podlegają opodatkowaniu VAT, będą zobowiązane do korzystania z fakturowania elektronicznego. Nowe przepisy obejmą około 1,2 miliona firm działających w kraju. Obecnie zaledwie jedna piąta z nich – około 250 tysięcy – korzysta już z bezpiecznej sieci Peppol, umożliwiającej bezpośrednią wymianę faktur między systemami księgowymi.
Koniec papierowych faktur i PDF-ów
Nowe przepisy oznaczają całkowite odejście od faktur papierowych i plików PDF. Obowiązkowa stanie się automatyczna transmisja faktur w ustandaryzowanym formacie strukturalnym bezpośrednio między systemami informatycznymi firm. Dzięki temu proces fakturowania ma być szybszy, mniej podatny na błędy i bezpieczniejszy – także w kontekście ochrony przed próbami oszustw finansowych.
Kary za niedostosowanie się do przepisów
Firmy, które nie wdrożą e-fakturowania na czas, muszą liczyć się z poważnymi konsekwencjami finansowymi. Za każdy kwartał opóźnienia grozi grzywna w wysokości od 1500 do nawet 5000 euro. To wystarczająca motywacja, by już teraz rozpocząć proces przejścia na odpowiedni system.
System Peppol i dostępne narzędzia
Choć rejestracja w sieci Peppol jest bezpłatna, korzystanie z systemów e-fakturowania wiąże się często z dodatkowymi kosztami. Dobrą wiadomością jest to, że wydatki te można uwzględnić w rozliczeniach podatkowych.
Na rynku dostępne są zarówno darmowe, jak i płatne rozwiązania. Przykładowo, firma Accountable oferuje podstawowy plan bez opłat, natomiast bardziej rozbudowane opcje to koszt od 18 do 20 euro miesięcznie. Platformy takie jak Billit, Cegid czy Billtobox cieszą się dużą popularnością wśród małych firm – oferują intuicyjną obsługę oraz pełne wsparcie użytkownika w cenie od 20 do 30 euro miesięcznie.
Tanie alternatywy i darmowe limity
Dla firm z niewielką liczbą wystawianych faktur dostępne są rozwiązania niskokosztowe. E-invoice.be umożliwia przesyłanie faktur jako linków URL generowanych z PDF-ów i kosztuje tylko 1 euro miesięcznie.
Z kolei Recommand Peppol API jest darmowy przy wystawianiu do 25 faktur miesięcznie. Po przekroczeniu tego limitu opłata wynosi 29 euro. Peppol Box by Flexina to kolejna budżetowa propozycja, oferująca usługę za 7 euro miesięcznie – szczególnie atrakcyjną dla osób samozatrudnionych i drobnych handlowców.
System Odoo, oparty na otwartym oprogramowaniu, również oferuje podstawowe funkcje fakturowania bezpłatnie i może być zintegrowany z usługami Partena.
Doradcy podatkowi i biura rachunkowe
Wiele biur rachunkowych oferuje własne systemy zgodne z ich wewnętrznymi procedurami. Korzystanie z takich rozwiązań nie jest obowiązkowe, ale może ułatwić obieg dokumentów i poprawić integrację z istniejącymi systemami księgowymi przedsiębiorstwa.
Wybierając odpowiednie narzędzie, warto uwzględnić specyfikę działalności firmy, liczbę wystawianych faktur i dostępny budżet. Kluczowe jest jednak, by system spełniał wymogi techniczne i prawne, które będą obowiązywać od 2026 roku.
