Wyższy dodatek za pracę zdalną w Belgii – od września maksymalnie 164,21 euro miesięcznie

Maksymalny dodatek biurowy, który pracodawca może przyznać pracownikowi, wzrośnie we wrześniu 2026 r. do 164,21 euro miesięcznie. Świadczenie, nazywane też dodatkiem za telepracę, ma pokrywać wydatki ponoszone przez pracowników, a obciążające pracodawcę. Od 1 września 2026 r. jego wysokość zwiększy się ze 160,99 euro do 164,21 euro. Przy spełnieniu określonych warunków kwota ta pozostaje wolna od podatku i składek na ubezpieczenia społeczne.

Zwolniony jest wyłącznie ryczałt

Od 1 marca 2021 r. zasady przyznawania świadczeń z tytułu telepracy są identyczne dla administracji podatkowej i dla zakładu ubezpieczeń społecznych ONSS/RSZ. Obie instytucje akceptują sytuację, w której pracodawca przyznaje osobom pracującym zdalnie w sposób strukturalny i regularny ryczałtowy dodatek biurowy w wysokości maksymalnie 164,21 euro miesięcznie.

Świadczenie to jest zwolnione z zaliczki na podatek dochodowy oraz ze składek na zabezpieczenie społeczne. Pracodawca nie ma obowiązku jego przyznawania i może też wypłacać kwotę niższą.

Czym jest „strukturalna i regularna telepraca”

W ocenie administracji podatkowej i ONSS/RSZ telepraca ma charakter strukturalny i regularny, jeżeli pracownik wykonuje w domu odpowiednik jednego dnia roboczego tygodniowo w ujęciu miesięcznym. Coroczny urlop wypoczynkowy nie wpływa na ocenę spełnienia tego warunku.

Może to być pełny dzień w tygodniu, kilka godzin dziennie albo jeden pełny tydzień w miesiącu. Jak sprecyzowała administracja podatkowa, kryteriów nie spełni jednak osoba pracująca zdalnie jeden dzień w tygodniu przez zaledwie trzy godziny, nawet jeśli jest to jej „normalny” rozkład pracy.

Jakie koszty pokrywa dodatek

Warunek strukturalnej i regularnej pracy z domu dotyczy wyłącznie przyznania ryczałtowego dodatku biurowego, który obejmuje różnorodne wydatki ponoszone przez osobę pracującą zdalnie. Chodzi o korzystanie z przestrzeni biurowej w miejscu zamieszkania pracownika, wraz z ewentualnym czynszem i amortyzacją tej powierzchni, a także o materiały informatyczne i eksploatacyjne do drukarek, takie jak papier, pendrive, podkładka pod mysz czy tusz.

Ryczałt pokrywa również artykuły biurowe w rodzaju notesów i długopisów, dostawy podstawowe, czyli wodę, energię elektryczną i ogrzewanie, koszty utrzymania i konserwacji oraz koszty ubezpieczenia. Uwzględnia także kawę, wodę i napoje chłodzące oraz podatek od nieruchomości.

Praca z domu wykonywana okazjonalnie lub przypadkowo nie jest objęta tymi przepisami i nie uprawnia do przyznania dodatku.

Inne ryczałty na odrębnych zasadach

Warunek regularnej i strukturalnej telepracy dotyczy wyłącznie dodatku za pracę zdalną. Nie stosuje się go do ryczałtu przyznawanego przez pracodawcę za korzystanie z prywatnego komputera i połączenia internetowego, do ryczałtu za wykorzystanie drugiego ekranu albo drukarki lub skanera należących do pracownika, ani do udostępniania przez pracodawcę mebli biurowych i sprzętu informatycznego.

W tych przypadkach obowiązuje jedynie warunek regularnej telepracy. „Pracownik, który wykonywałby telepracę w sposób regularny, ale nie spełniałby warunku telepracy strukturalnej i regularnej, mógłby otrzymać zwolniony z obciążeń dodatek w wysokości 20 euro za miesiące, w których korzysta z prywatnego abonamentu internetowego” – wyjaśnia firma Securex.

Co z okresem urlopu

Pracodawca może nadal wypłacać ryczałtowy dodatek za telepracę w czasie „zwykłego” corocznego urlopu wypoczynkowego pracownika. Nie dotyczy to urlopów przyznawanych w szczególnych okolicznościach, takich jak urlop rodzicielski czy urlop okolicznościowy. Sam wypoczynek nie wpływa na ocenę spełnienia warunku telepracy strukturalnej i regularnej.

Sprzęt do celów prywatnych oznacza świadczenie w naturze

ONSS/RSZ oraz administracja podatkowa dopuszczają zwrot przez pracodawcę kosztów niektórych materiałów biurowych. Aby zwrot był zwolniony z obciążeń, musi jednak dotyczyć wydatków niezbędnych do prawidłowego wykonywania pracy w normalnych okolicznościach. Sprzęt udostępniony pracownikowi wyłącznie do użytku prywatnego automatycznie generuje świadczenie w naturze.