Od początku 2026 r. wszystkie firmy i organizacje w Belgii są zobowiązane do wysyłania i odbierania faktur drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu Peppol. Nowy obowiązek rodzi jednak wiele pytań, szczególnie wśród mniejszych podmiotów, organizacji non-profit (vzw) oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Najważniejsze wątpliwości wyjaśnił Wouter Bollaert, radca generalny w federalnym ministerstwie finansów (SPF Finances/FOD Financiën), podczas audycji „WinWin” w radiu Radio 2.
Kto musi korzystać z systemu Peppol?
Podstawowym kryterium jest status płatnika VAT. Podmioty, które nie są zarejestrowane jako płatnicy VAT, nie podlegają obowiązkowi korzystania z systemu Peppol. Dotyczy to na przykład rad rodziców działających przy szkołach podstawowych. Jak wyjaśnił Bollaert, takie rady z reguły nie są płatnikami VAT, a tym samym nie mają obowiązku stosowania Peppol. Faktury wystawiane na przykład lokalnym przedsiębiorcom współpracującym przy organizacji szkolnych festynów mogą być nadal sporządzane w formie dokumentu Word lub nawet na papierze.
Organizacje pożytku publicznego i stowarzyszenia
W Belgii działa około 140 000 stowarzyszeń non-profit (asbl/vzw), z czego mniej więcej jedna trzecia posiada status płatnika VAT. Bollaert podkreślił, że status podatkowy danej organizacji można w prosty sposób sprawdzić w Banque-Carrefour des Entreprises (Kruispuntbank van Ondernemingen), gdzie w profilu każdego podmiotu widnieje informacja o podleganiu obowiązkowi VAT.
Faktury dla osób prywatnych
W przypadku fakturowania na rzecz osób fizycznych nadal obowiązuje standardowa forma papierowa. Wysyłanie faktur drogą elektroniczną jest możliwe wyłącznie po uzyskaniu wyraźnej zgody klienta.
Kluby sportowe i klienci bez numeru VAT
Przedsiębiorcy wystawiający faktury klubom sportowym, które nie posiadają numeru VAT, powinni każdorazowo sprawdzić status podatkowy danego podmiotu. Część klubów sportowych jest zarejestrowana jako płatnicy VAT, inne nie, a obowiązek korzystania z Peppol zależy właśnie od tego statusu. Weryfikacji można dokonać za pośrednictwem Kruispuntbank van Ondernemingen.
Firmy sprzedające wyłącznie konsumentom
Bollaert odniósł się również do sytuacji przedsiębiorstw prowadzących działalność wyłącznie na rzecz konsumentów indywidualnych i nieotrzymujących faktur od innych firm. Jeżeli dany podmiot faktycznie nie wystawia ani nie otrzymuje żadnych faktur w relacjach między przedsiębiorstwami (B2B), nie ma obowiązku przystępowania do systemu Peppol.
Co jeśli kontrahent nie jest gotowy?
Przedsiębiorcy, którzy dopełnili obowiązku rejestracji w systemie Peppol, nie poniosą negatywnych konsekwencji w sytuacji, gdy ich kontrahenci nie są jeszcze przygotowani na nowe zasady. Jak zapewnił przedstawiciel administracji skarbowej, ewentualne sankcje będą dotyczyć wyłącznie strony, która nie dostosowała się do obowiązujących przepisów.
Peppol i tradycyjna faktura jednocześnie?
Przepisy nie zabraniają wysyłania tej samej faktury zarówno za pośrednictwem systemu Peppol, jak i dodatkowo pocztą elektroniczną lub w formie papierowej. Bollaert zaznaczył jednak, że utrzymywanie podwójnego obiegu dokumentów w dłuższej perspektywie nie jest zalecane, ponieważ prowadzi jedynie do zwiększenia obciążeń administracyjnych.
Okres przejściowy kończy się 31 marca
Choć obowiązek e-fakturowania przez Peppol obowiązuje formalnie od 1 stycznia 2026 r., przedsiębiorcy otrzymali czas na dostosowanie się w ramach okresu przejściowego, który upływa 31 marca. Od 1 kwietnia podmioty niespełniające nowych wymogów muszą liczyć się z sankcjami. Bollaert przyznał, że perspektywa kar może okazać się konieczna, aby zmotywować pozostałych przedsiębiorców do działania. Jednocześnie podkreślił, że już około 80 procent firm w Belgii dostosowało się do nowych przepisów.
