Cyfryzacja belgijskich archiwów państwowych: dwie dekady systematycznej pracy

Program cyfryzacji Archiwów Generalnych Królestwa Belgii (AGR), rozpoczęty w 2005 roku w ramach federalnej polityki naukowej “Digit”, stanowi imponujące przedsięwzięcie, którego znaczenie wykracza daleko poza digitalizację zasobów genealogicznych. Mimo ograniczonych zasobów kadrowych i starzejącego się sprzętu, archiwum kontynuuje systematyczną transformację cyfrową swojego dziedzictwa dokumentalnego.

Skala i zasięg projektu

Portal badawczy Agatha, będący efektem tych działań, obsługuje w 2025 roku 162 tysiące unikalnych użytkowników, zarządzając pulą pół miliona kont użytkowników. Platforma notuje już osiem milionów odsłon i dziesiątki tysięcy pobrań, co wskazuje na jej istotną rolę w procesie udostępniania narodowego dziedzictwa.

Cyfryzacja w znaczący sposób zmieniła metodologię dostępu do dokumentów. Jak zauważa Annelies Coenen, kierowniczka działu Cyfryzacji i Waloryzacji Cyfrowej w AGR: “Rejestry stanu cywilnego nie są już dostępne w czytelniach. Po digitalizacji oryginały pozostają w magazynach.”

Wyzwania i ograniczenia

Nie wszystkie dokumenty zostały jednak zdigitalizowane. Dokumenty towarzyszące aktom małżeństwa, stanowiące około 50% całego zasobu (12-15 kilometrów bieżących półek), nie zostały zeskanowane ze względu na ograniczoną przestrzeń dyskową. Konsultacja tych materiałów nadal wymaga rezerwacji i osobistej wizyty w czytelni.

Istnieje również rozbieżność czasowa (około jednego terabajta) między materiałami już zdigitalizowanymi a tymi, które są dostępne online. Archiwum planuje zakończyć udostępnianie wszystkich dokumentów do 1920 roku do końca 2025 lub początku 2026 roku.

Mechanizmy przechowywania danych

Dane cyfrowe przechowywane są w federalnej chmurze Belgii. Yves Lardinois, deweloper w AGR, wyjaśnia: “Korzystamy z programu LTP (Long Term Preservation), wspólnego dla wszystkich federalnych instytucji naukowych, gdzie umieszczamy wszystko, co zostało zdigitalizowane.” LTP stanowi hybrydową platformę chmurową G-Cloud, służącą usługom publicznym jako system kopii zapasowych z funkcją archiwizacji.

Ze względu na ciągłą ewolucję formatów cyfrowych, archiwum stosuje politykę niekompresjowania danych. Wszystkie 19,75 miliona zdigitalizowanych obrazów archiwów genealogicznych przechowywanych jest w formacie TIFF, w wersji czarno-białej, co pomaga ograniczyć rozmiar plików bez utraty istotnych informacji.

Ograniczenia kadrowe jako główna bariera

Pomimo istnienia niezbędnej infrastruktury i środków finansowych, archiwum zmaga się z brakiem personelu. Lardinois podkreśla: “Nie mamy wystarczającej liczby pracowników. Ustalamy priorytety, a najważniejsze jest udostępnianie dokumentów publiczności. Nie zawsze mamy czas, aby przenieść wszystko na nośniki długoterminowego przechowywania.”

Projekt cyfryzacji belgijskich archiwów narodowych stanowi przykład systematycznego, długoterminowego wysiłku na rzecz zachowania i udostępnienia dziedzictwa kulturowego. Pomimo ograniczeń zasobowych, uzyskane rezultaty świadczą o skuteczności obranej strategii, choć wskazują również na potrzebę większego wsparcia kadrowego dla pełnej realizacji potencjału tego przedsięwzięcia.