160,99 euro za telepracę – nowe zasady dodatku od marca 2026 r.

Od 1 marca 2026 r. maksymalna wysokość ryczałtowego dodatku za telepracę, który pracodawca może wypłacać osobie wykonującej obowiązki zawodowe z domu, wynosi 160,99 euro miesięcznie. To niewielki wzrost w porównaniu z poprzednią stawką wynoszącą 157,83 euro. Zmiana dotyczy tak zwanego dodatku biurowego, czyli świadczenia mającego rekompensować koszty ponoszone przez pracownika w związku z pracą zdalną w miejscu zamieszkania. Kwota ta jest zwolniona zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek na ubezpieczenie społeczne, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów dotyczących regularności i strukturalnego charakteru telepracy.

Jednolite zasady dla fiskusa i ONSS/RSZ

Warto przypomnieć, że od 1 marca 2021 r. reguły dotyczące dodatków za telepracę są identyczne zarówno z perspektywy belgijskiego fiskusa, jak i ONSS/RSZ (Office national de sécurité sociale / Rijksdienst voor Sociale Zekerheid – Krajowy Urząd Zabezpieczenia Społecznego). Oznacza to, że jeśli pracodawca oraz pracownik spełniają wymagane kryteria, wypłacany dodatek jest jednocześnie zwolniony z zaliczki na podatek dochodowy oraz z obciążeń wynikających ze składek społecznych.

Pracodawca nie ma jednak obowiązku przyznawania tego świadczenia – decyzja o jego wypłacie pozostaje dobrowolna. Firma może również zdecydować się na przekazanie kwoty niższej niż maksymalny dopuszczalny pułap wynoszący 160,99 euro miesięcznie.

Czym jest telepraca „strukturalna i regularna”?

Podstawowym warunkiem uzyskania dodatku zwolnionego z opodatkowania jest spełnienie kryterium telepracy o charakterze strukturalnym i regularnym. Zgodnie z interpretacją fiskusa oraz ONSS/RSZ oznacza to, że pracownik wykonuje swoje obowiązki z domu w wymiarze odpowiadającym co najmniej jednemu pełnemu dniowi roboczemu tygodniowo, liczonemu w ujęciu miesięcznym.

W praktyce może to przybrać różne formy: jeden pełny dzień pracy zdalnej w tygodniu, kilka godzin pracy z domu każdego dnia lub nawet jeden pełny tydzień pracy zdalnej w miesiącu.

Fiskus podkreśla jednak, że sam fakt posiadania ustalonego harmonogramu telepracy nie zawsze wystarcza. Przykładowo osoba pracująca z domu jeden dzień w tygodniu, ale jedynie przez trzy godziny, nie spełnia wymaganych warunków. Z kolei urlop wypoczynkowy nie wpływa na ocenę spełnienia kryterium telepracy strukturalnej i regularnej – pracodawca może nadal wypłacać dodatek w czasie standardowego urlopu pracownika. Zasada ta nie dotyczy jednak urlopów o szczególnym charakterze, takich jak urlop rodzicielski czy urlop okolicznościowy.

Jakie koszty obejmuje dodatek za telepracę?

Ryczałtowy dodatek w wysokości do 160,99 euro miesięcznie ma pokrywać różne wydatki związane z wykonywaniem pracy w domu. Do takich kosztów zalicza się korzystanie z przestrzeni biurowej w mieszkaniu pracownika, w tym ewentualny najem lub amortyzację części mieszkania wykorzystywanej do pracy.

Dodatek obejmuje również materiały informatyczne i drukarskie, takie jak papier, nośniki USB, podkładki pod mysz czy tusz do drukarki. Wliczają się w niego także typowe artykuły biurowe, na przykład notesy i długopisy.

Świadczenie ma również rekompensować podstawowe koszty eksploatacyjne, w tym zużycie wody, energii elektrycznej oraz ogrzewania. Obejmuje także wydatki związane z utrzymaniem i ubezpieczeniem mieszkania czy podatkiem od nieruchomości, a nawet drobne koszty, takie jak kawa, woda lub inne napoje spożywane w trakcie pracy.

Warto podkreślić, że telepraca o charakterze sporadycznym lub okazjonalnym nie daje prawa do tego dodatku. Przysługuje on wyłącznie osobom wykonującym pracę zdalną w sposób spełniający opisane wcześniej kryteria regularności.

Inne dodatki podlegają innym zasadom

Warunek telepracy strukturalnej i regularnej odnosi się wyłącznie do ryczałtowego dodatku biurowego. Nie obowiązuje on w przypadku innych świadczeń, które pracodawca może przyznać pracownikowi wykonującemu obowiązki z domu.

Dotyczy to między innymi dodatku za korzystanie z prywatnego komputera lub prywatnego łącza internetowego, a także dodatków związanych z używaniem drugiego monitora, prywatnej drukarki czy skanera. W takich przypadkach wystarczy spełnienie kryterium regularnej telepracy – nie jest wymagane, aby miała ona charakter strukturalny.

Jak wyjaśnia firma doradcza Securex, pracownik wykonujący telepracę regularnie, ale niespełniający warunku telepracy strukturalnej i regularnej, może mimo to otrzymać zwolniony z opodatkowania dodatek w wysokości 20 euro miesięcznie za korzystanie z prywatnego łącza internetowego do celów zawodowych.

Sprzęt do celów prywatnych może oznaczać przychód podlegający opodatkowaniu

ONSS/RSZ oraz fiskus dopuszczają również możliwość zwrotu przez pracodawcę kosztów zakupu określonego wyposażenia biurowego dla pracownika wykonującego obowiązki zdalnie. Aby taki zwrot był zwolniony z podatku, musi dotyczyć wydatków niezbędnych do prawidłowego wykonywania pracy w standardowych warunkach.

Jeśli jednak udostępniony sprzęt służy wyłącznie do celów prywatnych, traktowany jest jako tak zwany przychód z tytułu świadczeń rzeczowych. W takiej sytuacji powstaje korzyść podatkowa, która podlega opodatkowaniu zgodnie z obowiązującymi przepisami.