Od 1 stycznia 2026 r. belgijskie przedsiębiorstwa są zobowiązane do korzystania z elektronicznego systemu fakturowania za pośrednictwem sieci Peppol. Start nowego standardu nie obył się bez trudności technicznych, takich jak opóźnienia w dostarczaniu dokumentów, błędy w plikach czy odrzucane faktury. Mimo to bilans pierwszego miesiąca funkcjonowania systemu okazał się wyraźnie lepszy od wcześniejszych prognoz. W samym styczniu przez belgijską część sieci Peppol przesłano 25 milionów faktur elektronicznych, a liczba zarejestrowanych podmiotów przekroczyła milion, co odpowiada około 80 procentom firm posiadających numer VAT. Belgia, jako pierwszy kraj na świecie, który wprowadził obowiązkowe fakturowanie elektroniczne, umocniła swoją pozycję globalnego lidera w tej dziedzinie. Zdaniem ekspertów obecne problemy techniczne powinny stopniowo ustępować w kolejnych miesiącach, wraz ze stabilizacją systemu.
Historyczny sukces wdrożenia nowego standardu
Serge Libert, urzędnik Federalnego Urzędu Bosa odpowiedzialny za projekt elektronicznego fakturowania, podkreśla, że osiągnięte rezultaty są zwieńczeniem prac prowadzonych od 2013 r. Jak wskazują dane jego zespołu, tylko w styczniu 2026 r. belgijskie firmy wystawiły 25 milionów faktur elektronicznych w standardzie Peppol.
Dla porównania, w grudniu 2025 r., jeszcze przed wprowadzeniem obowiązku, liczba wymienionych faktur w tym formacie nie sięgnęła nawet siedmiu milionów. Oznacza to wzrost przekraczający 250 procent w ciągu jednego miesiąca. Tak dynamiczna zmiana pokazuje, że adaptacja nowego systemu przebiega szybciej, niż zakładano w najbardziej optymistycznych scenariuszach.
Obecnie ponad milion podmiotów gospodarczych figuruje w rejestrze sieci Peppol, co stanowi około 80 procent belgijskich firm posiadających numer VAT. Libert zaznacza, że osiągnięcie pełnego, stuprocentowego poziomu nie jest realne, ponieważ część zarejestrowanych przedsiębiorstw pozostaje nieaktywna. Jego zdaniem przekroczenie progu 90 procent jest jednak kwestią czasu i byłoby dowodem wyjątkowej skuteczności wdrożenia.
Belgia pionierem cyfrowego fakturowania
Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego wiązało się z dużym ryzykiem. Belgia zdecydowała się na ten krok jako pierwsze państwo, nie dysponując wcześniejszymi przykładami z innych krajów. Pionierskie rozwiązanie zaczyna jednak przynosić wymierne efekty.
Jak zwraca uwagę Serge Libert, spośród pięciu milionów użytkowników sieci Peppol na całym świecie ponad milion to firmy zarejestrowane w Belgii. Taki wynik jednoznacznie plasuje kraj na pozycji lidera w obszarze e-fakturowania. Jest to również silny sygnał dla innych państw rozważających podobne reformy oraz dla międzynarodowych partnerów gospodarczych.
Status prekursora przekłada się także na korzyści dla belgijskiego sektora informatycznego. Krajowe firmy technologiczne wcześnie zainwestowały w rozwój i promocję rozwiązań opartych na Peppol, dostrzegając potencjał nowego rynku. Dzięki temu zyskały przewagę konkurencyjną nad zagranicznymi podmiotami.
Nowe perspektywy dla branży IT
Znaczenie tej przewagi będzie rosło w nadchodzących miesiącach. Kolejne państwa europejskie planują bowiem wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego – Francja ma rozpocząć wdrażanie podobnego systemu już we wrześniu bieżącego roku. Otwiera to przed belgijskimi firmami nowe możliwości eksportowe, oparte na zdobytym doświadczeniu i gotowych rozwiązaniach technologicznych.
Obecnie 81 belgijskich przedsiębiorstw posiada certyfikat Peppol, co stanowi ponad połowę ze 150 certyfikowanych operatorów działających na terenie Belgii. Tak silna reprezentacja krajowych firm w ekosystemie e-fakturowania daje im solidne podstawy do ekspansji na rynki zagraniczne, gdzie zapotrzebowanie na tego typu usługi będzie systematycznie rosło.
Techniczne wyzwania pierwszych tygodni
Rola pioniera oznaczała również konieczność zmierzenia się z problemami technicznymi i organizacyjnymi na niespotykaną wcześniej skalę. Belgia jako pierwsza doświadczyła trudności związanych z masowym wdrożeniem nowego systemu, z których inne kraje będą mogły wyciągnąć wnioski.
Serge Libert przyznaje, że początkowe tygodnie obowiązkowego e-fakturowania były obciążone licznymi zakłóceniami. Określa je jednak jako typowe problemy wieku dziecięcego, nieuniknione przy tak dużym projekcie. Według jego prognoz pełna stabilizacja systemu powinna nastąpić w okresie od trzech do sześciu miesięcy od momentu wejścia w życie obowiązku.
Skala wyzwań widoczna jest w statystykach Federalnego Urzędu Bosa. Od początku roku liczba skarg kierowanych na dedykowaną skrzynkę pocztową wzrosła dziesięciokrotnie w porównaniu z okresem sprzed wdrożenia systemu.
Opóźnienia w doręczaniu dokumentów
Najczęściej zgłaszanym problemem pozostają opóźnienia w otrzymywaniu faktur elektronicznych. Część użytkowników informowała o kilkugodzinnych zwłokach, a w skrajnych przypadkach nawet o opóźnieniach liczonych w dniach. Przedstawiciele SPF Bosa tłumaczą, że producenci oprogramowania zostali przeciążeni gwałtownym wzrostem liczby zapytań po 1 stycznia, co spowolniło przetwarzanie dokumentów.
Bertrand Noez, biegły rewident z firmy ODB należącej do grupy Moore, potwierdza, że problemy były powszechne. Szacuje, że około połowa jego klientów napotkała trudności związane z nowym systemem. Biura księgowe odbierały liczne telefony od przedsiębiorców sfrustrowanych powtarzającymi się usterkami.
Poza opóźnieniami pojawiały się także niezgodności w kwotach na fakturach, wynikające z brakujących miejsc dziesiętnych. Inni użytkownicy zgłaszali przypadki otrzymywania tych samych faktur w dwóch lub trzech egzemplarzach, co komplikowało prowadzenie księgowości i wymagało dodatkowych kontroli.
Odrzucane faktury i nadmiar danych
Dodatkowym źródłem frustracji okazały się wymagania niektórych dostawców dotyczące podawania szczegółowych informacji, bez których faktury były odrzucane przez system. Lionel Rosu, dyrektor generalny biura księgowego Billy, wyjaśnia, że często chodzi o wewnętrzne oznaczenia dostawców, takie jak numery zamówień czy daty rozpoczęcia i zakończenia usług. Wprowadzanie tych nieobowiązkowych danych znacząco komplikuje proces wystawiania faktur i wydłuża czas finalizacji rozliczeń.
Sytuację pogarsza fakt, że część dużych przedsiębiorstw opóźniła pełne wdrożenie elektronicznego fakturowania. Choć niektóre z nich nadrobiły zaległości, nie wszystkie zakończyły proces. W efekcie małe i średnie firmy oraz osoby samozatrudnione muszą równolegle korzystać z sieci Peppol i tradycyjnej wymiany faktur e-mailem, co zwiększa obciążenia administracyjne.
Ostrożny optymizm przedsiębiorców
Olivier Vandenabeele, doradca w organizacji UCM reprezentującej małe i średnie przedsiębiorstwa, przyznaje, że zakłócenia nadal występują. Jego zdaniem problemy mogą utrzymywać się do końca pierwszego kwartału 2026 r., czyli do końca marca. Mimo to ocenia cały proces wdrożenia z umiarkowanym optymizmem.
Jak zaznacza, początkowo obawy były znacznie większe, a niektórzy członkowie UCM rozważali nawet zakończenie działalności z powodu lęku przed nowym systemem. Rzeczywistość okazała się jednak mniej dramatyczna. Belgijskie przedsiębiorstwa w większości zdołały dostosować się do nowych wymogów bez poważnych konsekwencji dla swojej działalności.
Relatywnie płynne przejście na elektroniczne fakturowanie, mimo licznych trudności technicznych, pokazuje elastyczność środowiska biznesowego oraz solidne przygotowanie administracyjne. W kolejnych miesiącach, wraz z pełną stabilizacją systemów i zdobyciem doświadczenia przez użytkowników, Belgia będzie mogła w pełni korzystać z zalet cyfryzacji rozliczeń – od oszczędności czasu i kosztów, przez ograniczenie liczby błędów, po lepszą kontrolę nad przepływami finansowymi w firmach.
