Od 1 stycznia 2026 r. wszystkie belgijskie przedsiębiorstwa oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą, które są zarejestrowane jako płatnicy VAT, będą zobowiązane do stosowania fakturacji elektronicznej za pośrednictwem sieci Peppol. Nowy obowiązek obejmie około 1,2 miliona podmiotów gospodarczych w całej Belgii i dotyczyć będzie faktur wystawianych pomiędzy profesjonalistami, czyli w relacjach B2B. Niedostosowanie się do przepisów może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi, a kary administracyjne mogą sięgać nawet 5 000 euro.
Kogo dotyczą nowe przepisy i jakie grożą sankcje
Obowiązek przejścia na fakturację elektroniczną dotyczy wszystkich przedsiębiorców i samozatrudnionych w Belgii, którzy posiadają status podatnika VAT. W przypadku braku zgodności z nowymi regulacjami administracja podatkowa może odmówić prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur. Dodatkowo przewidziano system kar finansowych o charakterze progresywnym: 1 500 euro za pierwsze naruszenie, 3 000 euro za drugie oraz 5 000 euro za trzecie i każde kolejne. Władze zapowiedziały jednak okres tolerancji obejmujący pierwszy kwartał 2026 r., pod warunkiem że przedsiębiorca wykaże, iż rozpoczął wdrażanie systemu przed 1 stycznia.
Na czym polega fakturacja elektroniczna w systemie Peppol
Jak podkreśla biuro księgowe Deg & Partners, fakturacja elektroniczna to nie tylko zmiana nośnika z papieru lub pliku PDF na formę cyfrową. To zasadnicza zmiana sposobu funkcjonowania faktury w obrocie gospodarczym. Dokument przestaje być statycznym plikiem, a staje się uporządkowanym zestawem danych, który automatycznie trafia do systemów księgowych zarówno wystawcy, jak i odbiorcy.
Taki model pozwala na bieżącą kontrolę, archiwizację oraz automatyczne księgowanie dokumentów. Odbiorca zachowuje przy tym pełne prawo do sprawdzenia poprawności faktury i jej zakwestionowania w razie stwierdzenia nieprawidłowości. System Peppol znacząco zwiększa również możliwości monitorowania przepływu dokumentów oraz ogranicza ryzyko nadużyć podatkowych. Eliminuje problem faktur uznanych za zagubione lub niedoręczone, a także utrudnia ich fałszowanie czy późniejsze modyfikacje.
Jakie faktury nie podlegają nowemu obowiązkowi
Na etapie początkowego wdrażania obowiązek fakturacji elektronicznej nie obejmie wszystkich rodzajów dokumentów. Wyłączone są faktury wystawiane osobom prywatnym, a także faktury kierowane do kontrahentów mających siedzibę poza Belgią. Oznacza to, że dokumenty wystawiane klientom indywidualnym oraz zagranicznym partnerom handlowym, na przykład z Francji lub innych państw, nie muszą być przesyłane za pośrednictwem sieci Peppol.
