Od 1 stycznia 2026 r. wszystkie gminy we Flandrii będą zobowiązane do korzystania z elektronicznego systemu zgłaszania zgonów eLys. Platforma, przygotowana na zlecenie rządu flamandzkiego, ma całkowicie zastąpić dotychczasową procedurę opartą na dokumentacji papierowej. Celem zmian jest wyraźne odciążenie rodzin zmarłych, urzędów gminnych oraz personelu medycznego, a także skrócenie czasu załatwiania formalności.
Obecny system to wiele etapów i długie oczekiwanie
Obowiązująca dziś procedura zgłaszania zgonu we Flandrii w dużej mierze opiera się na obiegu papierowych dokumentów i wymaga przechodzenia przez kilka kolejnych etapów. Lekarz stwierdzający zgon sporządza dokumentację i przekazuje ją zakładowi pogrzebowemu. Następnie przedsiębiorca pogrzebowy uzupełnia formularze o dodatkowe dane i dostarcza je do urzędu gminy, w której doszło do zgonu.
Jeżeli gmina ta nie jest tożsama z miejscem zameldowania osoby zmarłej, pojawiają się kolejne czynności administracyjne. W praktyce cały proces zajmuje zwykle od czterech do pięciu dni roboczych, a w okresach świątecznych lub przy zwiększonym obciążeniu urzędów może trwać jeszcze dłużej. Dla rodzin w żałobie oznacza to opóźnienia w sprawach spadkowych, ubezpieczeniowych oraz w innych formalnościach prawnych.
eLys wprowadza pełną cyfryzację procedury
Nowa platforma eLys zasadniczo zmienia dotychczasowy model. Lekarz zgłasza zgon w formie elektronicznej, a wprowadzone dane są natychmiast dostępne zarówno dla zakładu pogrzebowego, jak i dla właściwego urzędu gminy. Z obiegu znikną papierowe formularze, w tym Model III C/D oraz wszystkie towarzyszące im zaświadczenia.
Cyfryzacja przekłada się na znaczne skrócenie czasu wydawania aktów zgonu i wyraźne ograniczenie obciążeń administracyjnych po stronie wszystkich uczestników procesu. Platforma jest już wykorzystywana pilotażowo w Leuven i Lier, gdzie przeszła pozytywne testy. Lekarze mogą korzystać z systemu bezpośrednio przez przeglądarkę internetową lub poprzez integrację z własnym oprogramowaniem medycznym. Informacje techniczne oraz dostęp do eLys udostępnia agencja Athumi.
Dla polskich rezydentów Flandrii oznacza to, że formalności związane ze zgłoszeniem zgonu bliskiej osoby powinny przebiegać sprawniej i szybciej, bez konieczności wielokrotnych wizyt w urzędach oraz długiego oczekiwania na przekazywanie dokumentów między instytucjami.
