Przedsiębiorstwo Youston z siedzibą w Genk, w prowincji Limburgia, zdobyło publiczne zamówienie na kompleksową cyfryzację archiwów administracji flamandzkiej. W ciągu najbliższych czterech lat firma przetworzy ponad miliard dokumentów papierowych, odbierając je z urzędów, oczyszczając i skanując w tempie sięgającym miliona dokumentów dziennie. Kontrakt obejmuje nie tylko dokumentację rządu Flandrii, lecz także archiwa miast, gmin oraz przedsiębiorstw publicznych, w tym flamandzkiego przewoźnika autobusowego De Lijn i agencji ds. odpadów OVAM. Dyrektor generalny Youston, Pieter Vansynghel, określił to przedsięwzięcie jako największy projekt digitalizacyjny w historii Belgii.
Cztery lata intensywnej pracy dla 75-osobowego zespołu
Celem władz Flandrii jest udostępnienie całej dokumentacji administracyjnej na zabezpieczonej platformie internetowej w ciągu czterech lat. Obecnie znaczna część tych materiałów istnieje wyłącznie w formie papierowej, co utrudnia szybki dostęp zarówno osobom mieszkającym w Belgii, jak i urzędnikom. Skala operacji jest bezprecedensowa. Firma planuje przetwarzać około miliona dokumentów w każdy dzień roboczy, angażując przez cały okres trwania kontraktu stały zespół liczący 75 pracowników.
Dokumenty odbierane busami z całej Flandrii
Proces cyfryzacji rozpocznie się od fizycznego odbioru dokumentów z lokalizacji rozmieszczonych na terenie całej Flandrii. Pracownicy Youston będą docierać do piwnic i archiwów urzędów specjalnie przystosowanymi pojazdami, gdzie zajmą się wstępnym porządkowaniem, katalogowaniem i pakowaniem akt. Następnie dokumentacja trafi zabezpieczonym transportem do centrali firmy w Genk.
Na miejscu materiały przechodzą etap oczyszczania. Jak wyjaśnił Pieter Vansynghel, wiele archiwalnych dokumentów zawiera zszywki, spinacze lub karteczki samoprzylepne, które muszą zostać usunięte przed skanowaniem. Dopiero po tym etapie dokumenty trafiają do skanerów, a ich cyfrowe kopie są przesyłane na docelową platformę za pośrednictwem zabezpieczonego połączenia. Każdy plik otrzymuje także jednoznaczną nazwę, ułatwiającą późniejsze wyszukiwanie i identyfikację.
Rygorystyczne procedury bezpieczeństwa
Digitalizowane archiwa często zawierają dane wrażliwe, co wymaga stosowania szczególnie restrykcyjnych procedur bezpieczeństwa. Firma Youston posiada już doświadczenie w pracy z poufnymi materiałami, współpracując z sektorem bankowym, placówkami ochrony zdrowia oraz towarzystwami ubezpieczeniowymi. Przedsiębiorstwo podlega nadzorowi Narodowego Banku Belgii, a wszyscy pracownicy są weryfikowani i monitorowani przez służby bezpieczeństwa państwa.
Dyrektor generalny firmy zwrócił również uwagę na praktyczny aspekt ochrony danych. Przy przetwarzaniu od 10 do 20 tysięcy dokumentów dziennie przez jednego pracownika, fizycznie nie ma możliwości szczegółowego zapoznania się z ich treścią. Wysokie tempo pracy stanowi więc dodatkowy element ograniczający ryzyko nadużyć.
25 nowych miejsc pracy w Limburgii
Realizacja kontraktu oznacza także powstanie 25 nowych miejsc pracy w Limburgii. Pieter Vansynghel podkreślił, że zdobycie tego zamówienia zapewni firmie stabilność działalności na najbliższe lata. Zaznaczył również, że szczególną satysfakcję sprawia mu fakt powierzenia tak dużego i istotnego projektu belgijskiemu przedsiębiorstwu, co jego zdaniem potwierdza kompetencje krajowych firm w obszarze cyfryzacji dokumentów administracyjnych.
