Od dziś w Leuven i Lier zgłoszenie zgonu można przeprowadzić całkowicie cyfrowo. Od 1 stycznia 2026 roku rozwiązanie to obejmie całą Flandrię. Nowy system zastępuje dotychczasową, papierową procedurę, która była czasochłonna i wiązała się z wielodniowym oczekiwaniem na wydanie dokumentów. Cyfrowa platforma ma znacząco uprościć cały proces, przynosząc korzyści zarówno rodzinom osób zmarłych, jak i lokalnym administracjom.
Jak działa dotychczasowy system
Do tej pory procedura była długa i skomplikowana. Lekarz po stwierdzeniu zgonu wypełniał dokumentację medyczną, którą przekazywał zakładowi pogrzebowemu. Ten uzupełniał ją o dodatkowe dane i wysyłał do urzędu gminy, gdzie wydawano akt zgonu oraz zezwolenie na pochówek lub kremację. Dokumenty trafiały następnie do krematorium lub na cmentarz.
Proces stawał się jeszcze bardziej złożony, gdy zgon następował w innej gminie niż miejsce zameldowania zmarłej osoby. Wówczas konieczne było przesyłanie dokumentów między urzędami, co dodatkowo wydłużało czas oczekiwania – nierzadko nawet do tygodnia.
Cyfrowa platforma eLys
Nowy system, nazwany eLys, umożliwia pełne przeprowadzenie procedury w formie elektronicznej. Lekarz wprowadza dane do systemu, a informacje automatycznie trafiają do zakładu pogrzebowego i właściwego urzędu gminy. Dzięki temu nie ma już potrzeby fizycznego przekazywania dokumentów między instytucjami. Proces, który dotychczas trwał kilka dni, skróci się do kilku godzin.
Cyfrowa rejestracja ma przynieść wymierne korzyści wszystkim zaangażowanym stronom: rodzinom zmarłych, które szybciej uzyskają niezbędne dokumenty, oraz administracjom lokalnym, które zostaną odciążone z nadmiaru pracy biurokratycznej.
Etapy wdrożenia w regionie
System eLys został uruchomiony pilotażowo w Leuven i Lier właśnie w Dzień Wszystkich Świętych. 1 grudnia 2025 roku zostanie rozszerzony na dystrykt Antwerpia, a od 1 stycznia 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich gmin we Flandrii.
Cyfrowa reforma wpisuje się w szerszy proces modernizacji usług publicznych w Belgii. Dla mieszkańców regionu, w tym dla polskiej społeczności, oznacza to uproszczenie procedur w trudnym czasie po stracie bliskiej osoby. Skrócony czas oczekiwania na akt zgonu pozwoli szybciej załatwić formalności związane m.in. z dziedziczeniem, bankami czy sprawami notarialnymi.
