Od 1 stycznia 2026 roku wszystkie belgijskie przedsiębiorstwa będą musiały korzystać z systemu Peppol – europejskiego standardu elektronicznej wymiany faktur i dokumentów administracyjnych. Tymczasem badanie przeprowadzone przez firmę Trustup pokazuje, że aż 64% walońskich firm budowlanych nie jest jeszcze gotowych na tę zmianę.
Peppol – cyfrowa autostrada dla biznesu
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ma zastąpić faktury papierowe i PDF jednolitym, elektronicznym formatem w całej Unii Europejskiej. Dzięki temu przedsiębiorstwa i administracje będą mogły sprawniej wymieniać dokumenty. – To cyfrowa autostrada, która połączy firmy i księgowych, ograniczy błędy i oszustwa, a jednocześnie pozwoli księgowym skupić się na doradztwie zamiast przepisywaniu danych – tłumaczy założyciel Trustup.
Opóźnienia w sektorze budowlanym
Badanie Trustup przeprowadzone wśród ponad 3000 przedsiębiorstw ujawnia poważny problem – dwie trzecie firm budowlanych w Walonii nie wdrożyło jeszcze systemów zgodnych z Peppol, mimo że do obowiązkowej cyfryzacji pozostało zaledwie 90 dni. Przedsiębiorcy ryzykują karami administracyjnymi, które mogą sięgać nawet 5000 euro.
Wyzwania dla małych firm
Szczególnie trudna sytuacja dotyczy małych i średnich firm budowlanych, które często opierają się na dokumentacji papierowej lub prostych plikach PDF. Brak działów administracyjnych oznacza, że właściciele muszą samodzielnie zadbać o nowe oprogramowanie i szkolenia. Koszty i czas wdrożenia mogą być dla wielu przedsiębiorstw poważnym obciążeniem.
Korzyści z cyfrowego fakturowania
Choć transformacja wiąże się z wyzwaniami, Peppol niesie ze sobą liczne korzyści:
- automatyzację procesów i mniejszą liczbę błędów,
- szybszy obieg faktur,
- łatwiejszą integrację z systemami księgowymi,
- większą przejrzystość transakcji i skuteczniejszą walkę z oszustwami podatkowymi.
Kary i wsparcie
Władze przewidziały stopniowy system sankcji, ale głównym celem jest mobilizacja do działania, a nie karanie. Równolegle dostępne są szkolenia, sesje informacyjne i wsparcie finansowe, szczególnie dla mikroprzedsiębiorstw.
Część większej transformacji
Peppol to element szerszej cyfryzacji administracji publicznej w UE. Ujednolicenie formatów dokumentów ułatwi współpracę transgraniczną i zwiększy konkurencyjność przedsiębiorstw na rynku europejskim.
Ostatnie miesiące na przygotowania
Eksperci zalecają, by firmy jak najszybciej wybrały odpowiednie oprogramowanie, przeszkoliły pracowników i przetestowały systemy. Zbyt późne działania mogą skutkować opóźnieniami wdrożenia i ryzykiem kar.
Dla polskich przedsiębiorców w Walonii wyzwania są podobne jak dla lokalnych firm. Kluczowe będzie szybkie zdobycie wiedzy o przepisach, korzystanie z narzędzi dostępnych w języku polskim oraz wsparcie ze strony organizacji biznesowych.
W dłuższej perspektywie cyfryzacja ma potencjał, by zmniejszyć koszty, usprawnić administrację i zwiększyć przejrzystość działań gospodarczych – choć początkowo będzie wymagała od przedsiębiorców znacznego wysiłku organizacyjnego.
