Obowiązkowe korzystanie z platformy e-Box Enterprise ma wejść w życie w 2025 roku. Jednak już teraz przedsiębiorcy są zachęcani do aktywacji, aby uniknąć problemów i uprościć komunikację z administracją publiczną.
Czym jest e-Box Enterprise?
E-Box Enterprise to cyfrowa platforma umożliwiająca firmom szybki i bezpieczny dostęp do oficjalnej korespondencji od instytucji publicznych. Za jej pośrednictwem przedsiębiorcy mogą otrzymywać ważne wiadomości od organów takich jak ONSS, INASTI, SPF Ekonomia czy Bank Narodowy Belgii.
„Platforma zapewnia wygodną wymianę informacji oraz umożliwia firmom skuteczne zarządzanie obowiązkami administracyjnymi” – podkreśla Bart Vingerhoets z Securex, zachęcając do jej jak najszybszego wdrożenia.
Dynamiczny wzrost popularności
Według danych ONSS do tej pory ponad 455 000 firm aktywowało swoje e-Boxy, co pozwoliło na przesłanie ponad 25 milionów wiadomości w 2024 roku. Liczba użytkowników platformy potroiła się w ciągu ostatnich trzech lat. „Tak szybki wzrost wynika zarówno z rosnącej liczby wiadomości, jak i ich zróżnicowanego charakteru” – zauważa rzeczniczka ONSS, Rebeca Francklin.
Kto jeszcze nie aktywował platformy?
Spośród firm, które już korzystają z e-Box Enterprise, 175 000 to pracodawcy, co stanowi 69% tej grupy docelowej (255 000 podmiotów). W przypadku przedsiębiorstw bez pracowników, objętych opodatkowaniem jako spółki, aktywacja została przeprowadzona przez 37,5% podmiotów (176 000 z 470 000).
Jednak około 374 000 firm wciąż nie zarejestrowało się w systemie. To znacząca luka, którą belgijskie instytucje chcą szybko zmniejszyć, zanim obowiązek korzystania z platformy stanie się faktem.
Ryzyko nieaktywowania e-Box
Chociaż obecnie brak aktywacji e-Box Enterprise nie skutkuje sankcjami, ignorowanie platformy może prowadzić do poważnych konsekwencji. Firmy, które nie zarejestrują się w systemie, nie będą miały dostępu do oficjalnych komunikatów od instytucji publicznych.
„Wiadomości przesyłane za pośrednictwem e-Box mają moc dowodową, co oznacza, że brak reakcji na przesłane informacje może prowadzić do naruszenia obowiązków prawnych, takich jak terminowe opłacenie składek czy podatków” – ostrzega Francklin.
Co planują instytucje publiczne?
ONSS zapowiedziało, że po wprowadzeniu obowiązku korzystania z e-Box Enterprise w 2025 roku zwiększy swoje możliwości wsparcia technicznego dla przedsiębiorców. Planowane jest również uruchomienie szeroko zakrojonej kampanii informacyjnej, aby ułatwić firmom proces rejestracji i zapewnić pełne zrozumienie nowych wymagań.
Dlaczego warto działać już teraz?
Szybka aktywacja e-Box Enterprise pozwala firmom uniknąć chaosu, który może towarzyszyć wprowadzeniu obowiązku. To także szansa na uproszczenie komunikacji z administracją publiczną oraz minimalizacja ryzyka przegapienia kluczowych informacji.
„E-Box Enterprise to nie tylko narzędzie ułatwiające zarządzanie, ale także fundament przyszłej cyfrowej administracji” – podsumowuje Securex. Wobec dynamicznej cyfryzacji systemu administracyjnego w Belgii aktywacja platformy wydaje się nieuniknionym krokiem dla każdego przedsiębiorstwa.
